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martedì 21 marzo 2017

La mia esperienza con le soluzioni professionali di gestione attività e progetti

Attualmente sono disponibili sul mercato parecchie soluzioni di gestione attività, che vanno dalla semplice gestione e condivisione dei promemoria alla più complessa pianificazione.

Districarsi in questo mondo, però, non è facile, perché le soluzioni sono tantissime e ciascuna di esse si basa su parecchi compromessi, non sempre evidenti in fase di prova e di cui non è raro accorgersi solo dopo che abbiamo cominciato ad inserire parecchi dati. Poi, passare da una soluzione ad un'altra non è mai semplice (o possibile) come viene prospettato.

In questo post non ci sono elenchi e prove comparative, bensì la mia personale esperienza nella scelta di questo strumento e nella sua adozione in un piccolo gruppo con vari ruoli e vari ambiti (inclusi software, meccanica, elettronica, marketing, amministrazione).

I miei criteri di scelta erano la possibilità di utilizzare lo strumento sia a livello di produttività individuale che a livello di gestione di gruppi di lavoro, la disponibilità di applicazioni per cellulare e tablet, una buona dotazione di funzionalità in merito alla gestione di attività e progetti.

Fasce di prodotto

Essenzialmente, ho valutato varie fasce di prodotto, scartando ovviamente subito gli estremi, cioè i programmi che costituiscono dei semplici elenchi di note (che comunque sconsiglio a chiunque abbia intenzione di gestire i promemoria abitualmente) e i software esclusivamente dedicati all'ambito enterprise (ERP e similari):
  1. Fascia bassa. Queste applicazioni sono pensate sia per un utilizzo personale sia, accettandone la semplificazione, per la condivisione a livello di gruppi di lavoro. Gli elenchi di attività sono un po' più strutturati e/o configurabili rispetto ai programmi di base e, a seconda del piano scelto, è possibile fare un minimo di gestione progetti e pianificazione. In questa categoria rientrano una grandissima quantità di nomi (tra i miei preferiti: ToodleDo, Asana, Nirvana). In molti casi, esiste una versione gratuita non troppo limitata e le versioni a pagamento o le estensioni offrono alcune funzionalità di fascia superiore.
  2. Fascia media. Questa categoria professionale, ampiamente popolata di grandi nomi (tra cui Targetprocess, Wrike, Jira), nasce per coprire anche le esigenze aziendali ed è quella che prospetta maggiore longevità, potenza e flessibilità. Sono generalmente disponibili funzioni di gestione delle autorizzazioni, di pianificazione, di monitoraggio dell'attività del gruppo, di gestione di scadenze e rilasci, di ricerche/filtri avanzati e così via. Questa categoria la riconoscete facilmente perché ha un costo, spesso non basso. Anche se, a volte, esistono versioni gratuite, esse sono generalmente troppo limitate, soprattutto se intendete utilizzarle a livello collaborativo. L'esborso dipenderà dalle funzionalità che volete includere, dato che tutte le soluzioni prevedono più piani, ma preparatevi a spendere qualcosa.
  3. Fascia alta. Esiste infine una categoria di soluzioni nata per risolvere i problemi di pianificazione fino ad alti livelli di complessità (Microsoft Project, Teamworkprojects, LiquidPlanner, ecc.). Si tratta di soluzioni relativamente costose che, per un utilizzo efficace, richiedono un discreto livello di approfondimento. In alcuni casi, i prodotti di fascia media arrivano, col piano più costoso, a coprire sufficientemente anche questa fascia.

La scelta

Ho personalmente sperimentato parecchio con applicazioni di fascia bassa, essenzialmente al fine di avere a disposizione una soluzione gratuita o economica ma, alla fine, per uno strumento valido e sufficientemente completo bisogna salire di categoria, essenzialmente per due motivi: le funzionalità troppo semplificate - che presto rivelano i loro limiti nei casi reali - e l'impostazione del prodotto che raramente evolve in modo significativo nel tempo (rendendo quindi poco attraente l'idea di farcirlo coi propri dati, partendo già con troppi compromessi).

Viceversa, ho scartato la fascia delle applicazioni più sofisticate, essenzialmente per il costo eccessivo rispetto alle esigenze.

La mia ricerca nell'ambito delle soluzioni professionali ha quindi presto preso una strada molto precisa nella fascia media: Wrike o Targetprocess. Una menzione speciale va a LiquidPlanner, ma l'ho scartato per l'alto costo e un'interfaccia utente che non mi convinceva pienamente.

Wrike è una soluzione piuttosto completa e ha molte caratteristiche non sempre presenti nella concorrenza: gestione gerarchica di progetti/attività, semplicità di uso e di interfaccia, ottime applicazioni su tablet e smartphone, buona configurabilità.

Le due limitazioni più importanti di Wrike sono il costo e la gestione dei progetti. I piani poco flessibili: scartando la soluzione gratuita, si parte da $49/mese ($9,80/mese/utente pubblicizzati, ma si è in realtà obbligati a partire da 5 utenti e a salire di 5 utenti per volta). La gestione dei progetti, invece, è un po' povera; la gestione gerarchica è molto flessibile ma per il resto c'è decisamente di meglio. L'applicazione è prevalentemente focalizzata sulla gestione delle attività.

Targetprocess è disorientante, in un primo momento. Esso adotta un modello di tipizzazione di progetti e attività più complesso di altri programmi - ed è orientato di base allo sviluppo software - ma le possibilità di configurazione hanno un livello di potenza nettamente superiore alla concorrenza. Così tanto, da sembrare troppo complesso. Se non ci si fa spaventare e si ha la pazienza di muovere i primi passi ci si accorge di avere per le mani uno strumento progettato con estrema cura, realmente pensato per la gestione dei processi (anche al di fuori dello sviluppo software) e la loro pianificazione. Appena abituati, diventa comunque semplice da utilizzare. L'applicazione smartphone non eccelle ma, in effetti, si tratta di uno strumento che da il suo meglio su schermi un po' più grandi. Il supporto è eccellente (in inglese) e nettamente più competente rispetto a Wrike. Più costoso di Wrike ($20/mese/utente) ma tariffazione più flessibile, per singolo utente.

Tra i due, la scelta - dibattuta - è caduta su Wrike essenzialmente per due motivi; temevo che la lingua inglese e l'alta configurabilità e versatilità di Targetprocess avrebbero disorientato gli utenti, completamente a digiuno di questo tipo di strumenti. Si tratta di difetti superabili ma l'impatto percepito era già alto e il rifiuto psicologico non era il miglior modo di cominciare. Inoltre, anche se era un punto ovviabile, ero affascinato dalla flessibilità gerarchica di Wrike e un po' spaventato dalla rigidità gerarchica di Targetprocess.

L'adozione

L'adozione di Wrike è stata non solo semplice, ma addirittura piacevole. L'interfaccia è davvero pratica e gradevole, tranne piccoli difetti che si incontrano in qualunque prodotto, e le applicazioni tablet/smartphone sono comodissime da utilizzare. L'adozione da parte degli utenti era agevolata dall'ottima interfaccia e da concetti semplici. Per contro, la mancanza di una vera sintassi per le ricerche avanzate ha fatto sentire la sua mancanza, così come una modesta configurabilità e l'assenza di qualunque forma di formattazione condizionale (ad esempio l'evidenziazione automatica di determinate attività). Inoltre, sono rimasto deluso dalla gestione dei progetti da un punto di vista complessivo.

Il seguito

Credo che Wrike avrebbe comunque potuto essere un discreto strumento, tuttavia, nel caso specifico, ho presto desiderato una maggior integrazione con i dati aziendali (campi personalizzati con logiche di numerazione particolari, collegamento a cartelle esterne e così via). Avendo competenze di sviluppo software - nonostante Wrike prevedesse la possibilità di estensioni personalizzate - ho scelto di realizzare un'applicazione specifica con Zoho Creator, il quale, oltre a consentire la gestione di attività e progetti, poteva integrare molti altri dati e risolvere altre esigenze. Wrike è stato abbandonato e, per l'ennesima volta, mi sono trovato con un grosso elenco esportato da reinserire nel nuovo sistema. Wrike ha un'ottima funzione di esportazione, tuttavia ho preferito un reinserimento manuale (e ragionato) dei dati nel nuovo sistema. La possibilità di esportare da un sistema e caricare automaticamente in un altro, per questa categoria di prodotti, è una possibilità teoricamente normalmente possibile ma che, a dire il vero, si è sempre rivelata sconveniente, in special modo perché spesso i due sistemi non adottano gli stessi paradigmi.

In conclusione

Col senno di poi, tra Wrike e Targetprocess sceglierei Targetprocess senza alcun dubbio. Sono convinto che affrontare eventuali reticenze sia ampiamente ripagato dalla flessibilità e dalla longevità dello strumento nel tempo. Non dimentichiamo che noi - ed eventualmente altri - dovremo investire del tempo, per la configurazione e l'adozione di questi strumenti, ed è meglio fare quest'investimento su uno strumento che possa accompagnarci nella crescita delle esigenze.

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