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sabato 21 settembre 2013

La gestione dei promemoria in Evernote

Esistono alcuni buoni programmi per la gestione dei promemoria, tuttavia Evernote ha il merito di consentire di gestire agevolmente la nostra lista di cose da fare assieme a qualsiasi altra nota. Per chi è abituato a questo tipo di strumenti, i vantaggi non sono da poco; utilizzando un unico programma guadagniamo in rapidità di accesso, specializziamo la nostra conoscenza dello strumento, acquisiamo maggiore dimestichezza con esso e non siamo più vincolati ad una rigida separazione in due "contenitori".

Evernote non è affatto specializzato nella gestione dei promemoria e men che meno nella gestione della GTD (Getting Things Done). Tuttavia la sua grande flessibilità lo rende facilmente adattabile anche a questa esigenza e, anzi, l'adattamento può essere molto personalizzato. Dovrete fare a meno di alcune delle funzioni più sofisticate, disponibili nei programmi specializzati, ma con un po' di ingegno troverete sicuramente rimedio anche a questa lacuna. Una volta abituati a Evernote, ben difficilmente tornerete più indietro.

Il sistema che utilizzo io, per la gestione dei promemoria in Evernote (non oso dire un'implementazione GTD, ma senz'altro qualcosa di molto simile) si basa, com'è facile immaginare, su alcuni taccuini e un preciso sistema di tag.

I taccuini
Il mio sistema si basa su sette taccuini:
  1. Adesso (Now): ciò che ho selezionato per fare nell'immediato, ore o giorni a seconda dell'attività.
  2. Prossimi (Next): ciò che ritengo di dover fare subito dopo, indicativamente nei prossimi giorni.
  3. ProssimaSettimana (NextWeek): i promemoria rimandati a settimana prossima.
  4. ProssimoMese (NextMonth): i promemoria rimandati al prossimo mese.
  5. Coda (Queue): i promemoria in coda.
  6. InAttesa (Wait): i promemoria per i quali sono in attesa di eventi, risultati, ecc.
  7. Poi (Someday): prima o poi (cioè: il poi del mai).
Non si tratta di contenitori in puro stile GTD ma ci si avvicinano, in qualche modo. Giornalmente decido quali note spostare da Prossimi ad Adesso, settimanalmente revisiono i promemoria di SettimanaProssima e InAttesa (ed eventualmente li sposto in un altro taccuino), mensilmente revisiono i promemoria di ProssimoMese e Coda. Cambiare pianificazione significa semplicemente trascinare una nota da un taccuino ad un altro.
Il nome che ho attribuito ai taccuini è nello stile Todo.1.Now, Todo.2.Next, ecc. Questo consente l'ordinamento dei taccuini e un'immediata distinzione dagli altri taccuini delle note.

Priorità
La gestione delle priorità non è strettamente indispensabile ma io preferisco adottarla anche ai fini dell'ordinamento delle note. Semplicemente, attribuisco alla nota un tag di priorità col prefisso ! (!1, !2, !3, !4 e !5, secondo priorità crescente). Dal momento che il tag col prefisso ! sarà il primo dei tag, ordinando la colonna dei tag avremo in automatico l'ordinamento per priorità.

Contesto
Il contesto, ossia il luogo/momento più opportuno per il promemoria, è rappresentato da tag con prefisso @ (ad esempio: @Ufficio, @Casa, @Hobby, @Contatto, @Commissioni).

Contatti e progetti
I contatti e i progetti sono semplicemente rappresentati dal tag col nome della persona. Ben difficilmente potrà esserci un conflitto tra i nomi di persone o progetti e altri tag, né mi interessa distinguerli a colpo d'occhio da altri tag, quindi evito i prefissi.

Tag specifici
Altri tag mi permettono di identificare alcune specifiche categorie di promemoria - e quindi accedervi più rapidamente -, tra cui: Acquistare, Considerare, Prestato, Restituire.

InBox
Non ho subito menzionato il taccuino InBox, tra i taccuini dedicati ai promemoria, perché è un taccuino che dovrebbe già fare parte delle abitudini di chi usa Evernote, al fine di memorizzare rapidamente le note e rimandarne il perfezionamento e l'archiviazione. Chiaramente, la prima destinazione dei promemoria registrati al volo è anch'essa la InBox. Personalmente, dal momento che la registrazione dei promemoria con il metodo che ho descritto è molto rapida, spesso registro i promemoria direttamente nel taccuino cui sono destinati.

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