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giovedì 26 settembre 2013

La gestione delle note

La tenuta delle note, di varia natura, è una delle mie prime esigenze, nell'utilizzo dei dispositivi digitali. Fino a qualche tempo fa mi sentivo una rarità, riguardo alla mia attenzione nello scegliere e impostare gli strumenti che consentissero una gestione ottimale in questo senso. Oggi non è più così e ne sono ben lieto; la "nuvola", gli smartphone e i tablet hanno dato grande impulso a questi software.

Personalmente ho da gestire:
  • Promemoria.
  • Note minute.
  • Note itineranti (annotazioni da avere con me mentre sono fuori casa, come la classica lista della spesa).
  • Note e informazioni strutturate (documenti di vario genere).
  • Attività di progetto (cose da fare collegate a specifici progetti).
Devo subito dire che, se in passato era necessario fare qualche acrobazia, oggi gli strumenti gratuiti o economici per gestire tutte queste informazioni ci sono. E, su tutti, è impossibile non dare almeno una possibilità a Evernote, il quale credo sia il programma che più di tutti ci consente di sfruttare le opportunità del nuovo panorama informatico in merito all'archiviazione delle informazioni.

Per la gestione di promemoria, note minute e itineranti io utilizzo essenzialmente Evernote, con una specifica impostazione in stile GTD. L'unica eccezione è la gestione di appuntamenti ed eventi strettamente legati al calendario, che mantengo in Outlook perché Evernote non è specializzato in questo senso.
Fino a non molto tempo fa, tuttavia, per i promemoria utilizzavo ToodleDo, un prodotto con un'ottima interfaccia on-line e supporto di alcuni dispositivi mobili. ToodleDo è specializzato nella gestione dei promemoria in ottica GTD (Getting Things Done) e questo ne assicura un'ottima impostazione, indipendentemente dal fatto che siate o meno dei fan della GTD. Nel tempo, i vantaggi di Evernote e una certa staticità/rigidità di ToodleDo mi hanno convertito all'uso di un singolo strumento, tuttavia ToodleDo rimane ottimo per quanti esigono una gestione rigorosa dei promemoria.

Per le note e le informazioni strutturate, invece, sono convinto che il file system, ben organizzato, sia ancora la soluzione migliore, se non altro perché consente un'archiviazione veloce, stabile e affidabile nel tempo, lontani dalle mode.
L'avvento del cloud ha reso disponibile molte soluzioni di ubiquità dei dati (Google Drive, SkyDrive, Dropbox e così via), ormai quasi indispensabili, ma la velocità, la praticità e la longevità del file system sono ancora insuperate.

Infine, la gestione delle attività legate ai progetti le gestisco ancora con file Excel ben strutturati, perché hanno bisogno di essere caratterizzate in modo troppo specifico e richiedono di essere condivise con chi non utilizza Evernote. Tuttavia, man mano che potrò, Evernote diventerà anche in questo caso lo strumento d'elezione.

Se vuoi approfondire, ti consiglio questi altri post:
Impostare un elenco delle cose da fare
Adottare un elenco informatizzato delle cose da fare
La gestione dei promemoria in Evernote

sabato 21 settembre 2013

La gestione dei promemoria in Evernote

Esistono alcuni buoni programmi per la gestione dei promemoria, tuttavia Evernote ha il merito di consentire di gestire agevolmente la nostra lista di cose da fare assieme a qualsiasi altra nota. Per chi è abituato a questo tipo di strumenti, i vantaggi non sono da poco; utilizzando un unico programma guadagniamo in rapidità di accesso, specializziamo la nostra conoscenza dello strumento, acquisiamo maggiore dimestichezza con esso e non siamo più vincolati ad una rigida separazione in due "contenitori".

Evernote non è affatto specializzato nella gestione dei promemoria e men che meno nella gestione della GTD (Getting Things Done). Tuttavia la sua grande flessibilità lo rende facilmente adattabile anche a questa esigenza e, anzi, l'adattamento può essere molto personalizzato. Dovrete fare a meno di alcune delle funzioni più sofisticate, disponibili nei programmi specializzati, ma con un po' di ingegno troverete sicuramente rimedio anche a questa lacuna. Una volta abituati a Evernote, ben difficilmente tornerete più indietro.

Il sistema che utilizzo io, per la gestione dei promemoria in Evernote (non oso dire un'implementazione GTD, ma senz'altro qualcosa di molto simile) si basa, com'è facile immaginare, su alcuni taccuini e un preciso sistema di tag.

I taccuini
Il mio sistema si basa su sette taccuini:
  1. Adesso (Now): ciò che ho selezionato per fare nell'immediato, ore o giorni a seconda dell'attività.
  2. Prossimi (Next): ciò che ritengo di dover fare subito dopo, indicativamente nei prossimi giorni.
  3. ProssimaSettimana (NextWeek): i promemoria rimandati a settimana prossima.
  4. ProssimoMese (NextMonth): i promemoria rimandati al prossimo mese.
  5. Coda (Queue): i promemoria in coda.
  6. InAttesa (Wait): i promemoria per i quali sono in attesa di eventi, risultati, ecc.
  7. Poi (Someday): prima o poi (cioè: il poi del mai).
Non si tratta di contenitori in puro stile GTD ma ci si avvicinano, in qualche modo. Giornalmente decido quali note spostare da Prossimi ad Adesso, settimanalmente revisiono i promemoria di SettimanaProssima e InAttesa (ed eventualmente li sposto in un altro taccuino), mensilmente revisiono i promemoria di ProssimoMese e Coda. Cambiare pianificazione significa semplicemente trascinare una nota da un taccuino ad un altro.
Il nome che ho attribuito ai taccuini è nello stile Todo.1.Now, Todo.2.Next, ecc. Questo consente l'ordinamento dei taccuini e un'immediata distinzione dagli altri taccuini delle note.

Priorità
La gestione delle priorità non è strettamente indispensabile ma io preferisco adottarla anche ai fini dell'ordinamento delle note. Semplicemente, attribuisco alla nota un tag di priorità col prefisso ! (!1, !2, !3, !4 e !5, secondo priorità crescente). Dal momento che il tag col prefisso ! sarà il primo dei tag, ordinando la colonna dei tag avremo in automatico l'ordinamento per priorità.

Contesto
Il contesto, ossia il luogo/momento più opportuno per il promemoria, è rappresentato da tag con prefisso @ (ad esempio: @Ufficio, @Casa, @Hobby, @Contatto, @Commissioni).

Contatti e progetti
I contatti e i progetti sono semplicemente rappresentati dal tag col nome della persona. Ben difficilmente potrà esserci un conflitto tra i nomi di persone o progetti e altri tag, né mi interessa distinguerli a colpo d'occhio da altri tag, quindi evito i prefissi.

Tag specifici
Altri tag mi permettono di identificare alcune specifiche categorie di promemoria - e quindi accedervi più rapidamente -, tra cui: Acquistare, Considerare, Prestato, Restituire.

InBox
Non ho subito menzionato il taccuino InBox, tra i taccuini dedicati ai promemoria, perché è un taccuino che dovrebbe già fare parte delle abitudini di chi usa Evernote, al fine di memorizzare rapidamente le note e rimandarne il perfezionamento e l'archiviazione. Chiaramente, la prima destinazione dei promemoria registrati al volo è anch'essa la InBox. Personalmente, dal momento che la registrazione dei promemoria con il metodo che ho descritto è molto rapida, spesso registro i promemoria direttamente nel taccuino cui sono destinati.

Se vuoi approfondire, ti consiglio questi altri post:


Ecco perchè sono, ahimè, passato da ToodleDo a Evernote...

In pochi mesi, questa è la seconda volta che mi trovo costretto ad abbandonare uno strumento cui ero affezionato (curiosi riguardo alla prima?). Normalmente sono fedele agli stessi strumenti per anni, tuttavia l'evoluzione degli strumenti di produttività è particolarmente rapida e non conviene essere troppo conservativi in questo ambito.

L'utilissimo servizio che abbandono è ToodleDo, un ottimo strumento di gestione dei promemoria in ottica GTD (Getting Things Done). Ho utilizzato ToodleDo per molto tempo, affiancato ad Evernote per le note. Tuttavia qualche mese fa ho cominciato da un lato a vedere i limiti di ToodleDo e dall'altro a veder crescere i vantaggi di Evernote.

Un mio problema pratico con ToodleDo, avendo deciso di passare a Windows Phone, era l'assenza di un'App ufficiale e specifica per Windows Phone. Questo limite era aggirabile con App di terze parti, ma queste non mi soddisfavano.
Ma i limiti più grandi erano il fatto di avere due strumenti diversi per la gestione dei promemoria e delle note e la relativamente scarsa flessibilità di ToodleDo, senza contare che lo sviluppo di ToodleDo nei confronti dei suoi limiti principali era evidentemente e dichiaratamente fermo.

D'altro canto Evernote brilla per la sua flessibilità (con i taccuini e i tag si fanno magie), il pieno supporto di tutte le piattaforme, una rapida evoluzione, un ecosistema di prodotti connessi e una comunità di utilizzatori e sviluppatori sempre più ampia. E' un prodotto certamente perfezionabile ma questo tipo di prodotti è relativamente giovane e le loro potenzialità sono rapidamente in via di scoperta.

Purtroppo Evernote non è specializzato nella gestione dei promemoria e questo può essere un ostacolo per chi è abituato ad un uso intensivo di sistemi più sofisticati in questo ambito. Tuttavia la grande flessibilità di Evernote consente non solo di adattarlo facilmente alla GTD ma anche di apportare ampie personalizzazioni.

Utilizzare esclusivamente Evernote sia per le note che per i promemoria mi avrebbe portato vari vantaggi; soprattutto, avrei accantonato la rigida separazione dei contenuti e avrei acquisito maggiore confidenza con un singolo strumento, a tutto vantaggio della rapidità e della semplicità d'uso.

Quindi, dopo aver dato un occhiata ad alcune implementazioni GTD su Evernote, ho visto che utilizzare Evernote per i promemoria era possibile e ho identificato un sistema che ritengo sufficientemente semplice ma completo. Certamente lo perfezionerò in futuro ma lo utilizzo già da mesi con successo. Purtroppo ho dovuto trasferire i promemoria manualmente, ma non è stato traumatico, dal momento che appena trasferiti i promemoria prioritari ho potuto essere subito operativo con Evernote.

Nel prossimo post descrivo come ho implementato la gestione dei promemoria in Evernote.