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mercoledì 13 marzo 2013

Archiviazione tramite tag

Ormai da molti anni siamo abituati a incontrare i tag - o etichette -  nelle nostre navigazioni sul Web. Essi non sono altro che parole chiave utilizzate per archiviare e cercare articoli, post, tweet, immagini e altri elementi. Il Web non è un ambiente che si distingue per ordine e coerenza; siamo abituati a ricercare per parole chiave e a trovare un po' di tutto. Quindi il metodo naturale per contrassegnare elementi per le ricerche è sempre stato, appunto, l'utilizzo di parole chiave, o tag. Ma possono i tag essere utili, in generale, anche sul nostro PC o nelle applicazioni su smartphone e tablet?

Il tag è in realtà un concetto che appartiene alla categoria molto più ampia dei metadati, ovverossia tutti quei dati associati a un oggetto informatico che descrivono l'oggetto stesso, ad esempio la data e l'ora dello scatto di una foto. Tuttavia, mentre il valore di molti metadati è rigorosamente specificato - nella forma e spesso nei valori - i tag sono di libera compilazione e sono generalmente utilizzati dagli autori per della classificazione del contenuto.

A una prima occhiata, il tag appare come una forma di archiviazione destrutturata e poco ordinata. Tuttavia i tag stanno prepotentemente prendendo piede in molte applicazioni sia a causa dei limiti dei sistemi di archiviazione tradizionale sia grazie alla flessibilità che offrono. Il nostro PC, infatti, sta crescendo. Esso contiene molti più file che in passato e i contenuti informatici hanno forme e modi di gestione molto eterogenei (posta elettronica, foto, musica, documenti complessi e così via). Se un tempo navigavamo nella struttura delle cartelle per qualunque file, oggi gestiamo le foto con Picasa e la musica con iTunes, per fare due esempi comuni. Inoltre, la strutturazione gerarchica, all'aumentare dei contenuti, mostra i suoi limiti perché non consente a un file di appartenere a due cartelle diverse.

Ecco che i tag ci vengono incontro svincolandoci dalla collocazione e dalla natura dell'oggetto informatico. A patto di scegliere un insieme di tag coerente con le nostre esigenze, le nostre ricerche saranno svincolate da un corretto posizionamento o raggruppamento dei file; gli oggetti saranno raggruppati automaticamente nel momento della ricerca. Cambiando i tag di un oggetto, esso risulterà automaticamente nelle ricerche relative ai nuovi tag e non dovremo preoccuparci di spostarlo fisicamente nella categoria opportuna. Naturalmente una strutturazione gerarchica del nostro disco sarà comunque utile, ad esempio per separare la contabilità dalle foto, tuttavia potremo permetterci una struttura più semplice da mantenere.

Naturalmente i tag sono solo un tipo di metadato. Nelle ricerche sul nostro PC, ad esempio, possiamo sempre continuare ad utilizzare, in combinazione con i tag, anche altri criteri, quali data di creazione, nome del file e così via. I tag sono un arricchimento, non una limitazione.

Tuttavia, adottare i tag sul nostro PC non è così semplice. Se sul web il concetto di tag è ormai quasi universale, sul nostro PC non lo è ancora, seppure sia destinato a diventare sempre più comune. Purtroppo il formato di molti file risale a un periodo antecedente la diffusione del concetto di tag. Molte foto possono essere corredate di tag, alcuni documenti possono esserlo, ma molti altri file non supportano le parole chiave. Non possiamo, quindi, rinunciare completamente a forme di archiviazione gerarchica classica, perlomeno sul nostro PC. Tuttavia, per molte tipologie di file possiamo già trarre vantaggio dalla potenza dei tag, destinata ad essere implementata in modo sempre più esteso.

Molte applicazioni gestiscono indipendentemente dal sistema operativo i tag associati ai file. In questo caso, però dobbiamo essere sicuri di utilizzare sempre la stessa applicazione, oppure di avere a disposizione opportune funzionalità di migrazione verso altre applicazioni. Se vogliamo gestire i tag in modo indipendente dall'applicazione in uso ed essere sicuri che i tag non vengano perduti spostando il file, vogliamo che i tag siano memorizzati direttamente nel file e, possibilmente, che Windows (parliamo di Windows Vista o superiore) possa gestire questi tag, in modo da fare ricerche direttamente dalla gestione risorse o da qualunque altra applicazione che possa manipolare i tag. Vediamo, di seguito, quali sono i principali file che rispondono a queste caratteristiche, o come possiamo aggirare questa limitazione.

Immagini
Molti formati storici non supportano i metadati, ad esempio il formato gif e il formato png. Il formato jpeg li supporta ma è necessario entrare nel dettaglio (lo farò in un post successivo) e verificare la compatibilità con Windows dell'applicazione che vogliamo utilizzare. Se utilizziamo Picasa 3.8 o superiore, ad esempio, possiamo stare tranquilli. Per i formati RAW, generalmente i tag non vengono scritti direttamente nel file.

Video
Normalmente i video non supportano direttamente i tag. E' uso comune, ad esempio per i film, aggiungere le parole chiave nel nome del file, spesso separate dal punto o da un trattino e racchiuse tra parentesi quadre.

Musica
I file musicali non supportano i tag (intesi nel senso di parola chiave, dal momento che per i file musicali si parla comunemente di tag per tutte le proprietà), tuttavia supportano molte proprietà che consentono la classificazione, ad esempio genere, album, anno e così via. Se gestiamo la nostra musica con un programma molte di queste proprietà saranno gestite in modo standard mentre alcune potrebbero essere gestite in modo specifico (vedi la gestione della classificazione con iTunes). E' possibile scrivere molte di queste proprietà anche da Windows, nelle proprietà del file, e ricercarle con opportune sintassi di ricerca (ad esempio, genere:rock).

Documenti
A livello di Windows, probabilmente solo i file di Office supportano i tag. Per i file PDF esistono vari programmi che consentono di impostarne i tag, tuttavia Windows non è attualmente in grado di cercare i file PDF per tag.

Altri file
Tipologie di file diverse da quelle viste sopra, in genere non supportano i tag, oppure Windows non è in grado di gestirli. Nel mio caso, per alcune tipologie di file che ho interesse a gestire tramite tag, utilizzo l'espediente di aggiungere il tag al nome del file, premettendo il simbolo # (ad esempio Paint.NET v3.30 #freeware #graphics.zip).

Ma come effettuiamo le ricerche per tag in Windows? Con la normale ricerca, ma utilizzando una sintassi specifica.
Per cercare tutti i file con tag prova, in Windows si utilizza la sintassi tag:=prova (oppure tag:prova per tutti i tag che contengono la parola prova).
Per cercare i tag sia prova1 che prova2, si cerca tag:=prova AND tag:=prova2.
Per cercare i tag prova1 oppure prova2, si cerca tag:=prova1 OR tag:=prova2.
Se volete, potete approfondire con i suggerimenti per le ricerche avanzate in Windows.

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