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mercoledì 13 marzo 2013

Archiviazione tramite tag

Ormai da molti anni siamo abituati a incontrare i tag - o etichette -  nelle nostre navigazioni sul Web. Essi non sono altro che parole chiave utilizzate per archiviare e cercare articoli, post, tweet, immagini e altri elementi. Il Web non è un ambiente che si distingue per ordine e coerenza; siamo abituati a ricercare per parole chiave e a trovare un po' di tutto. Quindi il metodo naturale per contrassegnare elementi per le ricerche è sempre stato, appunto, l'utilizzo di parole chiave, o tag. Ma possono i tag essere utili, in generale, anche sul nostro PC o nelle applicazioni su smartphone e tablet?

Il tag è in realtà un concetto che appartiene alla categoria molto più ampia dei metadati, ovverossia tutti quei dati associati a un oggetto informatico che descrivono l'oggetto stesso, ad esempio la data e l'ora dello scatto di una foto. Tuttavia, mentre il valore di molti metadati è rigorosamente specificato - nella forma e spesso nei valori - i tag sono di libera compilazione e sono generalmente utilizzati dagli autori per della classificazione del contenuto.

A una prima occhiata, il tag appare come una forma di archiviazione destrutturata e poco ordinata. Tuttavia i tag stanno prepotentemente prendendo piede in molte applicazioni sia a causa dei limiti dei sistemi di archiviazione tradizionale sia grazie alla flessibilità che offrono. Il nostro PC, infatti, sta crescendo. Esso contiene molti più file che in passato e i contenuti informatici hanno forme e modi di gestione molto eterogenei (posta elettronica, foto, musica, documenti complessi e così via). Se un tempo navigavamo nella struttura delle cartelle per qualunque file, oggi gestiamo le foto con Picasa e la musica con iTunes, per fare due esempi comuni. Inoltre, la strutturazione gerarchica, all'aumentare dei contenuti, mostra i suoi limiti perché non consente a un file di appartenere a due cartelle diverse.

Ecco che i tag ci vengono incontro svincolandoci dalla collocazione e dalla natura dell'oggetto informatico. A patto di scegliere un insieme di tag coerente con le nostre esigenze, le nostre ricerche saranno svincolate da un corretto posizionamento o raggruppamento dei file; gli oggetti saranno raggruppati automaticamente nel momento della ricerca. Cambiando i tag di un oggetto, esso risulterà automaticamente nelle ricerche relative ai nuovi tag e non dovremo preoccuparci di spostarlo fisicamente nella categoria opportuna. Naturalmente una strutturazione gerarchica del nostro disco sarà comunque utile, ad esempio per separare la contabilità dalle foto, tuttavia potremo permetterci una struttura più semplice da mantenere.

Naturalmente i tag sono solo un tipo di metadato. Nelle ricerche sul nostro PC, ad esempio, possiamo sempre continuare ad utilizzare, in combinazione con i tag, anche altri criteri, quali data di creazione, nome del file e così via. I tag sono un arricchimento, non una limitazione.

Tuttavia, adottare i tag sul nostro PC non è così semplice. Se sul web il concetto di tag è ormai quasi universale, sul nostro PC non lo è ancora, seppure sia destinato a diventare sempre più comune. Purtroppo il formato di molti file risale a un periodo antecedente la diffusione del concetto di tag. Molte foto possono essere corredate di tag, alcuni documenti possono esserlo, ma molti altri file non supportano le parole chiave. Non possiamo, quindi, rinunciare completamente a forme di archiviazione gerarchica classica, perlomeno sul nostro PC. Tuttavia, per molte tipologie di file possiamo già trarre vantaggio dalla potenza dei tag, destinata ad essere implementata in modo sempre più esteso.

Molte applicazioni gestiscono indipendentemente dal sistema operativo i tag associati ai file. In questo caso, però dobbiamo essere sicuri di utilizzare sempre la stessa applicazione, oppure di avere a disposizione opportune funzionalità di migrazione verso altre applicazioni. Se vogliamo gestire i tag in modo indipendente dall'applicazione in uso ed essere sicuri che i tag non vengano perduti spostando il file, vogliamo che i tag siano memorizzati direttamente nel file e, possibilmente, che Windows (parliamo di Windows Vista o superiore) possa gestire questi tag, in modo da fare ricerche direttamente dalla gestione risorse o da qualunque altra applicazione che possa manipolare i tag. Vediamo, di seguito, quali sono i principali file che rispondono a queste caratteristiche, o come possiamo aggirare questa limitazione.

Immagini
Molti formati storici non supportano i metadati, ad esempio il formato gif e il formato png. Il formato jpeg li supporta ma è necessario entrare nel dettaglio (lo farò in un post successivo) e verificare la compatibilità con Windows dell'applicazione che vogliamo utilizzare. Se utilizziamo Picasa 3.8 o superiore, ad esempio, possiamo stare tranquilli. Per i formati RAW, generalmente i tag non vengono scritti direttamente nel file.

Video
Normalmente i video non supportano direttamente i tag. E' uso comune, ad esempio per i film, aggiungere le parole chiave nel nome del file, spesso separate dal punto o da un trattino e racchiuse tra parentesi quadre.

Musica
I file musicali non supportano i tag (intesi nel senso di parola chiave, dal momento che per i file musicali si parla comunemente di tag per tutte le proprietà), tuttavia supportano molte proprietà che consentono la classificazione, ad esempio genere, album, anno e così via. Se gestiamo la nostra musica con un programma molte di queste proprietà saranno gestite in modo standard mentre alcune potrebbero essere gestite in modo specifico (vedi la gestione della classificazione con iTunes). E' possibile scrivere molte di queste proprietà anche da Windows, nelle proprietà del file, e ricercarle con opportune sintassi di ricerca (ad esempio, genere:rock).

Documenti
A livello di Windows, probabilmente solo i file di Office supportano i tag. Per i file PDF esistono vari programmi che consentono di impostarne i tag, tuttavia Windows non è attualmente in grado di cercare i file PDF per tag.

Altri file
Tipologie di file diverse da quelle viste sopra, in genere non supportano i tag, oppure Windows non è in grado di gestirli. Nel mio caso, per alcune tipologie di file che ho interesse a gestire tramite tag, utilizzo l'espediente di aggiungere il tag al nome del file, premettendo il simbolo # (ad esempio Paint.NET v3.30 #freeware #graphics.zip).

Ma come effettuiamo le ricerche per tag in Windows? Con la normale ricerca, ma utilizzando una sintassi specifica.
Per cercare tutti i file con tag prova, in Windows si utilizza la sintassi tag:=prova (oppure tag:prova per tutti i tag che contengono la parola prova).
Per cercare i tag sia prova1 che prova2, si cerca tag:=prova AND tag:=prova2.
Per cercare i tag prova1 oppure prova2, si cerca tag:=prova1 OR tag:=prova2.
Se volete, potete approfondire con i suggerimenti per le ricerche avanzate in Windows.

martedì 12 marzo 2013

Ricerche avanzate in Windows

La funzione di ricerca di Windows, da Vista in poi, consente una sintassi piuttosto ricca, per effettuare ricerche precise. Questa possibilità non è evidenziata ma è utile capire nel dettaglio come utilizzarla.

Normalmente, nella casella di ricerca di esplora risorse (accessibile rapidamente con la combinazione di tasti Windows+F), inseriamo il testo del nome o del contenuto del file ricercato, tuttavia possiamo fare riferimento anche a varie proprietà del file. Se vogliamo cercare brani musicali di genere rock, ad esempio, possiamo cercare genere:rock. In pratica, scriviamo il nome della proprietà seguito dai due punti e dal valore ricercato.

Vediamo alcune proprietà per le quali possiamo effettuare ricerche:
  • album: album del brano.
  • altezza: altezza dell'immagine in pixel.
  • altezzafotogramma: altezza del video, in pixel.
  • artista: artista del brano.
  • autore (o autori): autore del documento o della foto.
  • bitrate (WinVista): velocità del brano, in bit per secondo. Come unità di misura potete specificare kbps. Modificato in velocità, su Win7.
  • data: data di creazione, modifica o acquisizione, nel formato gg/mm/aaaa.
  • datacreazione: data di creazione, nel formato gg/mm/aaaa.
  • diapositive: numero di diapositive nella presentazione.
  • dimensione: dimensione del file. Come unità di misura potete usare le abbreviazioni B (byte), K (kilobyte), M (mega), G (giga) o varie altre. Al posto della dimensione numerica potete specificare vuoto (0 KB), minuscolo (0-10 KB), piccolo (10-100 KB), medio (100 KB - 1 MB), grande (1-16 MB), grandissimo (16-128 MB), enorme (>128 MB).
  • estensione: estensione del file.
  • genere: genere del brano.
  • larghezza: larghezza dell'immagine in pixel.
  • larghezzafotogramma: larghezza del video, in pixel.
  • nomecartella: il nome di una delle cartelle del percorso del file o della cartella.
  • nomefile: nome del file.
  • oggetto: oggetto del documento o della foto.
  • tag: uno dei tag del file. Principalmente, contengono tag ricercabili le foto jpeg e i documenti Office.
  • tipologia: tipo di elemento. Alcuni dei valori possono essere cartella, collegamento, contattodocumento (txt, doc, xls, pdf, xlm, htm, ecc.), immagine, musica, programma, video.
  • titolo: titolo del documento o della foto.
  • ultimamodifica: data di ultima modifica, nel formato gg/mm/aaaa.
  • velocità (o velocitàinbit) (Win7): velocità del brano, in bit per secondo. Come unità di misura potete specificare kbps.

Per le proprietà con valore numerico e le date è possibile specificare anche >, <, >= o <= prima del valore, ad esempio dimensione:<10M oppure ultimamodifica:>=16/10/2012. E' possibile anche specificare un intervallo con due estremi in successione, ad esempio ultimamodifica:>16/10/2012<17/10/2012. Per quello che riguarda le date, l'inclusione o l'esclusione del valore dall'intervallo è un po' fuorviante in quanto la data si riferisce alle ore 00:00 della data in questione. ultimamodifica:>16/10/2012 conterrà le date del 16/10/2012 ma ultimamodifica:<16/10/2012 le escluderà.

Per le date è possibile utilizzare, al posto della data, i valori oggiieriultimasettimanaultimomeseultimoanno. Ad esempio, ultimamodifica:>ieri.

Per le proprietà con valori testuali è possibile
  • specificare = prima del valore, per indicare che il valore deve corrispondere esattamente al testo specificato, es. genere:=rock. Diversamente, saranno tenuti in considerazione anche valori che contengono il testo specificato (es. alternative rock).
  • utilizzare i due caratteri jolly * e ? per specificare la presenza, rispettivamente di zero o più caratteri qualsiasi nel testo o di un carattere qualsiasi nel testo. Ad esempio, pic?? rappresenta tutti i testi che cominciano per pic, seguito da altri 2 caratteri qualsiasi.
  • utilizzare le parentesi tonde o i doppi apici per racchiudere termini da ricercare in un qualsiasi ordine. Ad esempio titolo:(nuovo progetto).
  • utilizzare le parentesi tonde per racchiudere criteri complessi, ad esempio titolo:(nuovo OR progetto).
  • utilizzare i doppi apici per racchiudere testi da ricercare nell'esatta sequenza specificata. Ad esempio "nuovo progetto". Tuttavia non questa possibilità sembra non funzionare correttamente su tutti i sistemi.

E' possibile specificare più criteri di ricerca, separati da uno spazio. In tal caso i risultati della ricerca includeranno solo i file che rispondono a tutti i criteri specificati. Per specificare combinazioni più complesse è possibile utilizzare i seguenti operatori:
  • AND: entrambi i criteri (a sinistra e a destra di AND) devono essere soddisfatti. AND deve essere separato dai criteri con uno spazio a sinistra e uno a destra. E' importante che AND sia maiuscolo, altrimenti viene interpretato come un testo da ricercare.
  • OR: uno dei due criteri (a sinistra e a destra di OR) deve essere soddisfatto. OR deve essere separato dai criteri con uno spazio a sinistra e uno a destra. E' importante che OR sia maiuscolo, altrimenti viene interpretato come un testo da ricercare.
  • NOT: il criterio a destra di NOT (separato da uno spazio) non deve essere soddisfatto.
  • +: il criterio a destra di + deve essere soddisfatto (ad esempio +dimensione:piccolo).
  • -: il criterio a destra di - non deve essere soddisfatto.

Se invece stiamo semplicemente cercando un file per nome è possibile utilizzare i doppi apici per racchiudere testi da ricercare nell'esatta sequenza specificata. Ad esempio "nuovo progetto". Attenzione, però, che i doppi apici non hanno lo stesso effetto se utilizzati come valore di una proprietà.

Le proprietà ricercate sono riconosciute nella lingua di Windows (nel nostro caso italiano, tranne gli operatori, che rimangono sempre in inglese) e spesso non è semplice trovare la traduzione dagli originali in inglese. Tuttavia è possibile utilizzare la proprietà originale in inglese premettendole system., ad esempio system.size:>10M.
Nel post advanced search techniques, in inglese, trovate un elenco dettagliato delle possibilità di ricerca di Windows.

Se ripetete spesso una ricerca potete salvarla per richiamarla più facilmente. Dopo aver effettuato la ricerca potete infatti, sulla barra degli strumenti, premere il pulsante salva ricerca, la quale verrà salvata come file con estensione ".search-ms" nella posizione specificata dalla finestra di salvataggio. In seguito, basterà aprire il file della ricerca salvato per avviare la ricerca.

Infine, ricordate che le ricerche di testo riguardano normalmente solo il nome del file e le sue proprietà principali, per i file non indicizzati, non il contenuto. Se volete che la ricerca riguardi anche il contenuto del file dovete, nel menu in fondo alla ricerca, selezionare cerca di nuovo in: contenuto file. Alternativamente, se volete che le ricerche siano effettuate sempre anche nel contenuto, attivate l'indicizzazione per le cartelle desiderate (cercate opzioni di indicizzazione nella casella di ricerca del menu start) o attivate la ricerca per contenuto (nelle opzioni di esplora risorse).