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giovedì 26 settembre 2013

La gestione delle note

La tenuta delle note, di varia natura, è una delle mie prime esigenze, nell'utilizzo dei dispositivi digitali. Fino a qualche tempo fa mi sentivo una rarità, riguardo alla mia attenzione nello scegliere e impostare gli strumenti che consentissero una gestione ottimale in questo senso. Oggi non è più così e ne sono ben lieto; la "nuvola", gli smartphone e i tablet hanno dato grande impulso a questi software.

Personalmente ho da gestire:
  • Promemoria.
  • Note minute.
  • Note itineranti (annotazioni da avere con me mentre sono fuori casa, come la classica lista della spesa).
  • Note e informazioni strutturate (documenti di vario genere).
  • Attività di progetto (cose da fare collegate a specifici progetti).
Devo subito dire che, se in passato era necessario fare qualche acrobazia, oggi gli strumenti gratuiti o economici per gestire tutte queste informazioni ci sono. E, su tutti, è impossibile non dare almeno una possibilità a Evernote, il quale credo sia il programma che più di tutti ci consente di sfruttare le opportunità del nuovo panorama informatico in merito all'archiviazione delle informazioni.

Per la gestione di promemoria, note minute e itineranti io utilizzo essenzialmente Evernote, con una specifica impostazione in stile GTD. L'unica eccezione è la gestione di appuntamenti ed eventi strettamente legati al calendario, che mantengo in Outlook perché Evernote non è specializzato in questo senso.
Fino a non molto tempo fa, tuttavia, per i promemoria utilizzavo ToodleDo, un prodotto con un'ottima interfaccia on-line e supporto di alcuni dispositivi mobili. ToodleDo è specializzato nella gestione dei promemoria in ottica GTD (Getting Things Done) e questo ne assicura un'ottima impostazione, indipendentemente dal fatto che siate o meno dei fan della GTD. Nel tempo, i vantaggi di Evernote e una certa staticità/rigidità di ToodleDo mi hanno convertito all'uso di un singolo strumento, tuttavia ToodleDo rimane ottimo per quanti esigono una gestione rigorosa dei promemoria.

Per le note e le informazioni strutturate, invece, sono convinto che il file system, ben organizzato, sia ancora la soluzione migliore, se non altro perché consente un'archiviazione veloce, stabile e affidabile nel tempo, lontani dalle mode.
L'avvento del cloud ha reso disponibile molte soluzioni di ubiquità dei dati (Google Drive, SkyDrive, Dropbox e così via), ormai quasi indispensabili, ma la velocità, la praticità e la longevità del file system sono ancora insuperate.

Infine, la gestione delle attività legate ai progetti le gestisco ancora con file Excel ben strutturati, perché hanno bisogno di essere caratterizzate in modo troppo specifico e richiedono di essere condivise con chi non utilizza Evernote. Tuttavia, man mano che potrò, Evernote diventerà anche in questo caso lo strumento d'elezione.

Se vuoi approfondire, ti consiglio questi altri post:
Impostare un elenco delle cose da fare
Adottare un elenco informatizzato delle cose da fare
La gestione dei promemoria in Evernote

sabato 21 settembre 2013

La gestione dei promemoria in Evernote

Esistono alcuni buoni programmi per la gestione dei promemoria, tuttavia Evernote ha il merito di consentire di gestire agevolmente la nostra lista di cose da fare assieme a qualsiasi altra nota. Per chi è abituato a questo tipo di strumenti, i vantaggi non sono da poco; utilizzando un unico programma guadagniamo in rapidità di accesso, specializziamo la nostra conoscenza dello strumento, acquisiamo maggiore dimestichezza con esso e non siamo più vincolati ad una rigida separazione in due "contenitori".

Evernote non è affatto specializzato nella gestione dei promemoria e men che meno nella gestione della GTD (Getting Things Done). Tuttavia la sua grande flessibilità lo rende facilmente adattabile anche a questa esigenza e, anzi, l'adattamento può essere molto personalizzato. Dovrete fare a meno di alcune delle funzioni più sofisticate, disponibili nei programmi specializzati, ma con un po' di ingegno troverete sicuramente rimedio anche a questa lacuna. Una volta abituati a Evernote, ben difficilmente tornerete più indietro.

Il sistema che utilizzo io, per la gestione dei promemoria in Evernote (non oso dire un'implementazione GTD, ma senz'altro qualcosa di molto simile) si basa, com'è facile immaginare, su alcuni taccuini e un preciso sistema di tag.

I taccuini
Il mio sistema si basa su sette taccuini:
  1. Adesso (Now): ciò che ho selezionato per fare nell'immediato, ore o giorni a seconda dell'attività.
  2. Prossimi (Next): ciò che ritengo di dover fare subito dopo, indicativamente nei prossimi giorni.
  3. ProssimaSettimana (NextWeek): i promemoria rimandati a settimana prossima.
  4. ProssimoMese (NextMonth): i promemoria rimandati al prossimo mese.
  5. Coda (Queue): i promemoria in coda.
  6. InAttesa (Wait): i promemoria per i quali sono in attesa di eventi, risultati, ecc.
  7. Poi (Someday): prima o poi (cioè: il poi del mai).
Non si tratta di contenitori in puro stile GTD ma ci si avvicinano, in qualche modo. Giornalmente decido quali note spostare da Prossimi ad Adesso, settimanalmente revisiono i promemoria di SettimanaProssima e InAttesa (ed eventualmente li sposto in un altro taccuino), mensilmente revisiono i promemoria di ProssimoMese e Coda. Cambiare pianificazione significa semplicemente trascinare una nota da un taccuino ad un altro.
Il nome che ho attribuito ai taccuini è nello stile Todo.1.Now, Todo.2.Next, ecc. Questo consente l'ordinamento dei taccuini e un'immediata distinzione dagli altri taccuini delle note.

Priorità
La gestione delle priorità non è strettamente indispensabile ma io preferisco adottarla anche ai fini dell'ordinamento delle note. Semplicemente, attribuisco alla nota un tag di priorità col prefisso ! (!1, !2, !3, !4 e !5, secondo priorità crescente). Dal momento che il tag col prefisso ! sarà il primo dei tag, ordinando la colonna dei tag avremo in automatico l'ordinamento per priorità.

Contesto
Il contesto, ossia il luogo/momento più opportuno per il promemoria, è rappresentato da tag con prefisso @ (ad esempio: @Ufficio, @Casa, @Hobby, @Contatto, @Commissioni).

Contatti e progetti
I contatti e i progetti sono semplicemente rappresentati dal tag col nome della persona. Ben difficilmente potrà esserci un conflitto tra i nomi di persone o progetti e altri tag, né mi interessa distinguerli a colpo d'occhio da altri tag, quindi evito i prefissi.

Tag specifici
Altri tag mi permettono di identificare alcune specifiche categorie di promemoria - e quindi accedervi più rapidamente -, tra cui: Acquistare, Considerare, Prestato, Restituire.

InBox
Non ho subito menzionato il taccuino InBox, tra i taccuini dedicati ai promemoria, perché è un taccuino che dovrebbe già fare parte delle abitudini di chi usa Evernote, al fine di memorizzare rapidamente le note e rimandarne il perfezionamento e l'archiviazione. Chiaramente, la prima destinazione dei promemoria registrati al volo è anch'essa la InBox. Personalmente, dal momento che la registrazione dei promemoria con il metodo che ho descritto è molto rapida, spesso registro i promemoria direttamente nel taccuino cui sono destinati.

Se vuoi approfondire, ti consiglio questi altri post:


Ecco perchè sono, ahimè, passato da ToodleDo a Evernote...

In pochi mesi, questa è la seconda volta che mi trovo costretto ad abbandonare uno strumento cui ero affezionato (curiosi riguardo alla prima?). Normalmente sono fedele agli stessi strumenti per anni, tuttavia l'evoluzione degli strumenti di produttività è particolarmente rapida e non conviene essere troppo conservativi in questo ambito.

L'utilissimo servizio che abbandono è ToodleDo, un ottimo strumento di gestione dei promemoria in ottica GTD (Getting Things Done). Ho utilizzato ToodleDo per molto tempo, affiancato ad Evernote per le note. Tuttavia qualche mese fa ho cominciato da un lato a vedere i limiti di ToodleDo e dall'altro a veder crescere i vantaggi di Evernote.

Un mio problema pratico con ToodleDo, avendo deciso di passare a Windows Phone, era l'assenza di un'App ufficiale e specifica per Windows Phone. Questo limite era aggirabile con App di terze parti, ma queste non mi soddisfavano.
Ma i limiti più grandi erano il fatto di avere due strumenti diversi per la gestione dei promemoria e delle note e la relativamente scarsa flessibilità di ToodleDo, senza contare che lo sviluppo di ToodleDo nei confronti dei suoi limiti principali era evidentemente e dichiaratamente fermo.

D'altro canto Evernote brilla per la sua flessibilità (con i taccuini e i tag si fanno magie), il pieno supporto di tutte le piattaforme, una rapida evoluzione, un ecosistema di prodotti connessi e una comunità di utilizzatori e sviluppatori sempre più ampia. E' un prodotto certamente perfezionabile ma questo tipo di prodotti è relativamente giovane e le loro potenzialità sono rapidamente in via di scoperta.

Purtroppo Evernote non è specializzato nella gestione dei promemoria e questo può essere un ostacolo per chi è abituato ad un uso intensivo di sistemi più sofisticati in questo ambito. Tuttavia la grande flessibilità di Evernote consente non solo di adattarlo facilmente alla GTD ma anche di apportare ampie personalizzazioni.

Utilizzare esclusivamente Evernote sia per le note che per i promemoria mi avrebbe portato vari vantaggi; soprattutto, avrei accantonato la rigida separazione dei contenuti e avrei acquisito maggiore confidenza con un singolo strumento, a tutto vantaggio della rapidità e della semplicità d'uso.

Quindi, dopo aver dato un occhiata ad alcune implementazioni GTD su Evernote, ho visto che utilizzare Evernote per i promemoria era possibile e ho identificato un sistema che ritengo sufficientemente semplice ma completo. Certamente lo perfezionerò in futuro ma lo utilizzo già da mesi con successo. Purtroppo ho dovuto trasferire i promemoria manualmente, ma non è stato traumatico, dal momento che appena trasferiti i promemoria prioritari ho potuto essere subito operativo con Evernote.

Nel prossimo post descrivo come ho implementato la gestione dei promemoria in Evernote.

martedì 2 luglio 2013

Ecco perché sono, ahimè, passato dall'iPhone a Windows Phone...

Chi mi conosce, a questo punto, si sarà già preso una pausa per cancellarmi dai contatti nonché per ripulire qualunque lista di amici dalla mia inopportuna presenza. Chi mi conosce bene bene bene, invece, si farà qualche scrupolo e aspetterà almeno di sentire cos'ho da dire in mia discolpa, anche sapendo che non sono uno che fa queste scelte alla leggera. Poi mi insulterà pubblicamente.

Ok, avevo un 3GS, non certo l'ultimo modello di iPhone. Questo mi toglie autorevolezza di giudizio, ma non mi toglie il diritto di scegliere se comprarlo o meno, l'ultimo iPhone. Dal mio punto di vista, l'iPhone rappresenta il top dell'ecosistema software. Lasciamo un po' in disparte il fattore qualità, visto che ormai esistono molti telefoni ben fatti per l'uso cui servono. L'iPhone ha forse una migliore qualità costruttiva, ma questo non significa necessariamente supremazia funzionale o eccellente robustezza (anzi!). La qualità dell'iPhone è essenzialmente un fatto di stile. L'ecosistema di applicazioni e contenuti, invece, è realmente il massimo che si possa trovare, perlopiù supportato da un colosso in grado di mantenerlo tale per molti anni a venire.
Ma due fattori importanti mi hanno fatto uscire dalla lista dei fan più accaniti.

Il prezzo, innanzitutto. Non è mai stato economico, l'iPhone, d'accordo, ma qualche anno fa si trattava di un gadget estremamente innovativo. Oggi non è più necessario spendere così tanti soldi per uno smartphone e, considerate la bolla dei prezzi e la rapida obsolescenza di questi oggetti, è lecito pensare che sia anche uno spreco.

Poi lo schermo (o, meglio, la prima di molte obsolescenze tecniche). Nulla per cui perdere il sonno, ma quando è uscito il Galaxy S3 mi è stato confermato che, per le mie esigenze, uno schermo più grande fosse utile, nonostante Apple cercasse di convincerci che non fosse utilizzabile. Inutile dire che l'iPhone 5 è stato solo un palliativo, con la sua riga aggiuntiva di icone, mentre la concorrenza sfornava telefoni di tutte le misure, per qualunque esigenza. Il problema è che questo rifiuto di estendere la gamma è andato avanti per molto tempo, facendo ricordare a me e a tanti fan che Apple segue la propria strada. Prendere o lasciare. Se non ti piace l'iPhone così com'è, non sei abbastanza cool. E il passato di Apple, la cui impareggiabile creatività rende quasi inevitabile l'alternanza periodica di genio, buio creativo e follia, non mi lascia pensare a un ricorso storico favorevole. Forse uscirà un favoloso iPhone 6, ma ormai la storia è "Fidati, un giorno faremo di nuovo qualcosa che ti stupirà. Per il momento, al prezzo di un Galaxy S4 terribilmente moderno, puoi comprarti un iPhone 4S veramente vintage."

A questo punto rimanevano due scelte: Microsoft (Windows Phone) o Google (Android). Perché non altri? BlackBerry, ad esempio, ha fatto ottime mosse per uscire dall'angolo, di recente. Però è un produttore di telefoni, tutto sommato. Dubito che abbia speranze, contro i tre colossi principali, che si occupano non solo di telefoni, ma di un universo di altre cose, potendo contare su una sinergia di risorse, competenze, esperienza e accordi impareggiabile.

Android è senz'altro una valida alternativa, e mi ha tentato molto, ma il relativo "disordine" dell'ecosistema e dell'interfaccia non incontra il mio gusto.

Microsoft è un po' la Cenerentola della compagnia, in questo momento, relativamente ai telefoni. Però lavoro con strumenti Microsoft da parecchi anni e so una cosa per certo: Microsoft può perdere un treno ma lo recupera sempre. E spesso lo supera. Windows Phone è un buon sistema operativo, moderno e dal design ben ponderato. C'è parecchio da migliorare e, soprattutto, App e contenuti devono crescere di numero e qualità. Ma sono già sufficienti e ho la garanzia che sono destinati a rivaleggiare con la concorrenza. E per parecchi anni a venire Microsoft (come certamente fa anche Google) mi consentirà di scegliere il dispositivo più indicato per le mie esigenze.

Il mio Samsung ATIV S, eccellente ma reo di essere un Windows Phone, ha uno stupendo schermo Amoled da 4,8 pollici e costa la metà dei fratelli blasonati. A malincuore, chiudo il capitolo dello stiloso, mitico e aristocratico iPhone.

sabato 1 giugno 2013

Il tasto Windows, questo sconosciuto

Windows offre molti tasti rapidi per varie esigenze, dal copia e incolla alla stampa dello schermo. Naturalmente non ci sono necessariamente tutti utili ma ce ne sono alcuni ingiustamente trascurati. Curiosamente, proprio le combinazioni del tasto Windows (Win, quello con la bandierina) sembrano essere poco note, eppure sono anche quelle destinate ad un uso molto frequente.
Di seguito riporto le combinazioni del tasto Windows, riferite a Windows 7, che suggerisco di ricordare. Alcune combinazioni sono disponibili per tutte le versioni di Windows.

WinApre il menu start. Appena aperto, sarete subito in grado di digitare una ricerca, di un programma o di un file.
Win + DRiduce a icona tutte le finestre e visualizza il desktop.
Win + EApre esplora risorse. Probabilmente è il tasto più ingiustamente snobbato di tutto Windows...
Win + FApre la ricerca.
Win + LBlocca lo schermo, consentendo di richiamare rapidamente la schermata di login quando ci assentiamo dal PC.
Win + RRichiama la finestra di esecuzione di un comando. Non dimenticate che può essere utilizzata per aprire rapidamente una specifica cartella o un indirizzo internet.
Win + Freccia suMassimizza la finestra corrente.
Win + Freccia giùRiduce la finestra corrente. Se la finestra corrente è massimizzata, ritorna normale, se è normale, viene ridotta a icona.
Win + Freccia sinistraLa finestra corrente viene ancorata sulla sinistra. Se è attualmente ancorata a destra, essa viene ripristinata.
Win + Freccia destraLa finestra corrente viene ancorata sulla destra. Se è attualmente ancorata a sinistra, essa viene ripristinata.
Win + TabSe il vostro Windows supporta l'interfaccia Aero, viene attivata la funzione Flip 3D, ovverosia tutte le finestre aperte vengono mostrate sovrapposte in 3D. Tenendo premuto il tasto Windows e premendo ripetutamente il tasto Tab, potrete scorrere le varie finestre. Raggiunta la finestra che desiderate attivare, rilasciate il tasto Win.

venerdì 26 aprile 2013

Esportazione dei singoli contatti Outlook

Stranamente, Outlook non facilita la vita a chi voglia esportare singoli contatti, attività che molti trovano utile per condividere contatti o farne copie di sicurezza.
Certo, da Outlook è possibile trascinare i contatti selezionati in una cartella ma si incontrano due principali problemi: non è possibile esportare nel formato vCard e non è possibile scegliere il formato dei nomi dei file (utile, ad esempio, quando interessa che la società e il ruolo del contatto siano evidenti dal nome del file).
Fortunatamente Outlook consente di essere notevolmente personalizzato tramite Visual Basic. Purtroppo, non si tratta di un'attività semplice, per chi non è un programmatore, quindi voglio proporre una macro, facile da inserire in Outlook, che risolve quest'esigenza. Con un po' di studio è possibile adattarla più dettagliatamente alle proprie esigenze.

La macro che propongo consente di esportare i contatti selezionati in formato Outlook o vCard. Richiamando la macro da una cartella contatti (creandone magari il tasto relativo sulla barra multifunzione, per comodità) essa esporterà tutti i contatti selezionati nella cartella c:\temp\outlook (ricordatevi di crearla prima manualmente).
Per semplicità faremo riferimento solo ad Outlook 2013. La macro si applica anche ad Outlook 2010 ma potrebbero esserci leggere differenze nelle voci di menu delle istruzioni successive.

Di seguito, il codice della macro. Dopo la macro, se non siete pratici di Visual Basic, riporto le istruzioni per aggiungere la macro ad Outlook.

Sub ExportContactsSelection()
    Dim o As Object
    If Application.ActiveExplorer.Selection.Count > 0 Then
        For Each o In Application.ActiveExplorer.Selection
            If TypeOf o Is Outlook.ContactItem Then
                Dim item As Outlook.ContactItem
                Set item = o
                Dim fileName As String
                fileName = item.CompanyName
                If Len(item.FirstName) > 0 And Len(item.LastName) > 0 Then
                    If Len(fileName) > 0 Then
                        fileName = fileName & " - "
                    End If
                    fileName = fileName & item.FirstName & " " & item.LastName
                ElseIf Len(item.FirstName) > 0 Then
                    If Len(fileName) > 0 Then
                        fileName = fileName & " - "
                    End If
                    fileName = fileName & item.FirstName
                ElseIf Len(item.LastName) > 0 Then
                    If Len(fileName) > 0 Then
                        fileName = fileName & " - "
                    End If
                    fileName = fileName & item.LastName
                End If
                If Len(fileName) > 0 And Len(item.JobTitle) > 0 Then
                    fileName = fileName & " (" & item.JobTitle & ")"
                End If
                fileName = Replace(fileName, "/", "-")
                fileName = Replace(fileName, "?", "")
                ' export Outlook
                item.SaveAs "c:\temp\outlook\" & fileName & ".msg", olMSGUnicode
                ' export vCard
                ' item.SaveAs "c:\temp\outlook\" & fileName & ".vcf", olVCard
            End If
        Next
        Shell "explorer c:\temp\outlook", vbNormalFocus
    End If
End Sub


Ora dobbiamo innanzitutto attivare la scheda Sviluppo, se non è già visibile:
  1. Accedere alla personalizzazione della barra multifunzione tramite il menu contestuale (tasto destro del mouse) della barra stessa.
  2. Selezionare la scheda Sviluppo nel riquadro a destra.
Successivamente dobbiamo attivare le macro:
  1. Accedere alla scheda File.
  2. Selezionare Opzioni.
  3. Selezionare Centro protezione.
  4. Selezionare Impostazioni centro protezione.
  5. Selezionare Impostazioni macro.
  6. Selezionare Attiva tutte le macro.
Infine, possiamo aggiungere la macro con i seguenti passi:
  1. Accedere alla scheda Sviluppo.
  2. Richiamare Visual basic.
  3. Inserire un nuovo modulo nella cartella Moduli del riquadro di progetto.
  4. Copiare la macro nel nuovo modulo.
A questo punto non ci resta che aggiungere un tasto sulla barra multifunzione che richiami la nuova macro:
  1. Accedere alla personalizzazione della barra multifunzione tramite il menu contestuale (tasto destro del mouse) della barra stessa.
  2. Nella tendina Scegli comandi da, selezionare Macro.
  3. Selezionare la nuova macro.
  4. Selezionare nel riquadro a destra la scheda e il gruppo nei quali aggiungere il nuovo tasto.
  5. Infine premere Aggiungi.

mercoledì 13 marzo 2013

Archiviazione tramite tag

Ormai da molti anni siamo abituati a incontrare i tag - o etichette -  nelle nostre navigazioni sul Web. Essi non sono altro che parole chiave utilizzate per archiviare e cercare articoli, post, tweet, immagini e altri elementi. Il Web non è un ambiente che si distingue per ordine e coerenza; siamo abituati a ricercare per parole chiave e a trovare un po' di tutto. Quindi il metodo naturale per contrassegnare elementi per le ricerche è sempre stato, appunto, l'utilizzo di parole chiave, o tag. Ma possono i tag essere utili, in generale, anche sul nostro PC o nelle applicazioni su smartphone e tablet?

Il tag è in realtà un concetto che appartiene alla categoria molto più ampia dei metadati, ovverossia tutti quei dati associati a un oggetto informatico che descrivono l'oggetto stesso, ad esempio la data e l'ora dello scatto di una foto. Tuttavia, mentre il valore di molti metadati è rigorosamente specificato - nella forma e spesso nei valori - i tag sono di libera compilazione e sono generalmente utilizzati dagli autori per della classificazione del contenuto.

A una prima occhiata, il tag appare come una forma di archiviazione destrutturata e poco ordinata. Tuttavia i tag stanno prepotentemente prendendo piede in molte applicazioni sia a causa dei limiti dei sistemi di archiviazione tradizionale sia grazie alla flessibilità che offrono. Il nostro PC, infatti, sta crescendo. Esso contiene molti più file che in passato e i contenuti informatici hanno forme e modi di gestione molto eterogenei (posta elettronica, foto, musica, documenti complessi e così via). Se un tempo navigavamo nella struttura delle cartelle per qualunque file, oggi gestiamo le foto con Picasa e la musica con iTunes, per fare due esempi comuni. Inoltre, la strutturazione gerarchica, all'aumentare dei contenuti, mostra i suoi limiti perché non consente a un file di appartenere a due cartelle diverse.

Ecco che i tag ci vengono incontro svincolandoci dalla collocazione e dalla natura dell'oggetto informatico. A patto di scegliere un insieme di tag coerente con le nostre esigenze, le nostre ricerche saranno svincolate da un corretto posizionamento o raggruppamento dei file; gli oggetti saranno raggruppati automaticamente nel momento della ricerca. Cambiando i tag di un oggetto, esso risulterà automaticamente nelle ricerche relative ai nuovi tag e non dovremo preoccuparci di spostarlo fisicamente nella categoria opportuna. Naturalmente una strutturazione gerarchica del nostro disco sarà comunque utile, ad esempio per separare la contabilità dalle foto, tuttavia potremo permetterci una struttura più semplice da mantenere.

Naturalmente i tag sono solo un tipo di metadato. Nelle ricerche sul nostro PC, ad esempio, possiamo sempre continuare ad utilizzare, in combinazione con i tag, anche altri criteri, quali data di creazione, nome del file e così via. I tag sono un arricchimento, non una limitazione.

Tuttavia, adottare i tag sul nostro PC non è così semplice. Se sul web il concetto di tag è ormai quasi universale, sul nostro PC non lo è ancora, seppure sia destinato a diventare sempre più comune. Purtroppo il formato di molti file risale a un periodo antecedente la diffusione del concetto di tag. Molte foto possono essere corredate di tag, alcuni documenti possono esserlo, ma molti altri file non supportano le parole chiave. Non possiamo, quindi, rinunciare completamente a forme di archiviazione gerarchica classica, perlomeno sul nostro PC. Tuttavia, per molte tipologie di file possiamo già trarre vantaggio dalla potenza dei tag, destinata ad essere implementata in modo sempre più esteso.

Molte applicazioni gestiscono indipendentemente dal sistema operativo i tag associati ai file. In questo caso, però dobbiamo essere sicuri di utilizzare sempre la stessa applicazione, oppure di avere a disposizione opportune funzionalità di migrazione verso altre applicazioni. Se vogliamo gestire i tag in modo indipendente dall'applicazione in uso ed essere sicuri che i tag non vengano perduti spostando il file, vogliamo che i tag siano memorizzati direttamente nel file e, possibilmente, che Windows (parliamo di Windows Vista o superiore) possa gestire questi tag, in modo da fare ricerche direttamente dalla gestione risorse o da qualunque altra applicazione che possa manipolare i tag. Vediamo, di seguito, quali sono i principali file che rispondono a queste caratteristiche, o come possiamo aggirare questa limitazione.

Immagini
Molti formati storici non supportano i metadati, ad esempio il formato gif e il formato png. Il formato jpeg li supporta ma è necessario entrare nel dettaglio (lo farò in un post successivo) e verificare la compatibilità con Windows dell'applicazione che vogliamo utilizzare. Se utilizziamo Picasa 3.8 o superiore, ad esempio, possiamo stare tranquilli. Per i formati RAW, generalmente i tag non vengono scritti direttamente nel file.

Video
Normalmente i video non supportano direttamente i tag. E' uso comune, ad esempio per i film, aggiungere le parole chiave nel nome del file, spesso separate dal punto o da un trattino e racchiuse tra parentesi quadre.

Musica
I file musicali non supportano i tag (intesi nel senso di parola chiave, dal momento che per i file musicali si parla comunemente di tag per tutte le proprietà), tuttavia supportano molte proprietà che consentono la classificazione, ad esempio genere, album, anno e così via. Se gestiamo la nostra musica con un programma molte di queste proprietà saranno gestite in modo standard mentre alcune potrebbero essere gestite in modo specifico (vedi la gestione della classificazione con iTunes). E' possibile scrivere molte di queste proprietà anche da Windows, nelle proprietà del file, e ricercarle con opportune sintassi di ricerca (ad esempio, genere:rock).

Documenti
A livello di Windows, probabilmente solo i file di Office supportano i tag. Per i file PDF esistono vari programmi che consentono di impostarne i tag, tuttavia Windows non è attualmente in grado di cercare i file PDF per tag.

Altri file
Tipologie di file diverse da quelle viste sopra, in genere non supportano i tag, oppure Windows non è in grado di gestirli. Nel mio caso, per alcune tipologie di file che ho interesse a gestire tramite tag, utilizzo l'espediente di aggiungere il tag al nome del file, premettendo il simbolo # (ad esempio Paint.NET v3.30 #freeware #graphics.zip).

Ma come effettuiamo le ricerche per tag in Windows? Con la normale ricerca, ma utilizzando una sintassi specifica.
Per cercare tutti i file con tag prova, in Windows si utilizza la sintassi tag:=prova (oppure tag:prova per tutti i tag che contengono la parola prova).
Per cercare i tag sia prova1 che prova2, si cerca tag:=prova AND tag:=prova2.
Per cercare i tag prova1 oppure prova2, si cerca tag:=prova1 OR tag:=prova2.
Se volete, potete approfondire con i suggerimenti per le ricerche avanzate in Windows.

martedì 12 marzo 2013

Ricerche avanzate in Windows

La funzione di ricerca di Windows, da Vista in poi, consente una sintassi piuttosto ricca, per effettuare ricerche precise. Questa possibilità non è evidenziata ma è utile capire nel dettaglio come utilizzarla.

Normalmente, nella casella di ricerca di esplora risorse (accessibile rapidamente con la combinazione di tasti Windows+F), inseriamo il testo del nome o del contenuto del file ricercato, tuttavia possiamo fare riferimento anche a varie proprietà del file. Se vogliamo cercare brani musicali di genere rock, ad esempio, possiamo cercare genere:rock. In pratica, scriviamo il nome della proprietà seguito dai due punti e dal valore ricercato.

Vediamo alcune proprietà per le quali possiamo effettuare ricerche:
  • album: album del brano.
  • altezza: altezza dell'immagine in pixel.
  • altezzafotogramma: altezza del video, in pixel.
  • artista: artista del brano.
  • autore (o autori): autore del documento o della foto.
  • bitrate (WinVista): velocità del brano, in bit per secondo. Come unità di misura potete specificare kbps. Modificato in velocità, su Win7.
  • data: data di creazione, modifica o acquisizione, nel formato gg/mm/aaaa.
  • datacreazione: data di creazione, nel formato gg/mm/aaaa.
  • diapositive: numero di diapositive nella presentazione.
  • dimensione: dimensione del file. Come unità di misura potete usare le abbreviazioni B (byte), K (kilobyte), M (mega), G (giga) o varie altre. Al posto della dimensione numerica potete specificare vuoto (0 KB), minuscolo (0-10 KB), piccolo (10-100 KB), medio (100 KB - 1 MB), grande (1-16 MB), grandissimo (16-128 MB), enorme (>128 MB).
  • estensione: estensione del file.
  • genere: genere del brano.
  • larghezza: larghezza dell'immagine in pixel.
  • larghezzafotogramma: larghezza del video, in pixel.
  • nomecartella: il nome di una delle cartelle del percorso del file o della cartella.
  • nomefile: nome del file.
  • oggetto: oggetto del documento o della foto.
  • tag: uno dei tag del file. Principalmente, contengono tag ricercabili le foto jpeg e i documenti Office.
  • tipologia: tipo di elemento. Alcuni dei valori possono essere cartella, collegamento, contattodocumento (txt, doc, xls, pdf, xlm, htm, ecc.), immagine, musica, programma, video.
  • titolo: titolo del documento o della foto.
  • ultimamodifica: data di ultima modifica, nel formato gg/mm/aaaa.
  • velocità (o velocitàinbit) (Win7): velocità del brano, in bit per secondo. Come unità di misura potete specificare kbps.

Per le proprietà con valore numerico e le date è possibile specificare anche >, <, >= o <= prima del valore, ad esempio dimensione:<10M oppure ultimamodifica:>=16/10/2012. E' possibile anche specificare un intervallo con due estremi in successione, ad esempio ultimamodifica:>16/10/2012<17/10/2012. Per quello che riguarda le date, l'inclusione o l'esclusione del valore dall'intervallo è un po' fuorviante in quanto la data si riferisce alle ore 00:00 della data in questione. ultimamodifica:>16/10/2012 conterrà le date del 16/10/2012 ma ultimamodifica:<16/10/2012 le escluderà.

Per le date è possibile utilizzare, al posto della data, i valori oggiieriultimasettimanaultimomeseultimoanno. Ad esempio, ultimamodifica:>ieri.

Per le proprietà con valori testuali è possibile
  • specificare = prima del valore, per indicare che il valore deve corrispondere esattamente al testo specificato, es. genere:=rock. Diversamente, saranno tenuti in considerazione anche valori che contengono il testo specificato (es. alternative rock).
  • utilizzare i due caratteri jolly * e ? per specificare la presenza, rispettivamente di zero o più caratteri qualsiasi nel testo o di un carattere qualsiasi nel testo. Ad esempio, pic?? rappresenta tutti i testi che cominciano per pic, seguito da altri 2 caratteri qualsiasi.
  • utilizzare le parentesi tonde o i doppi apici per racchiudere termini da ricercare in un qualsiasi ordine. Ad esempio titolo:(nuovo progetto).
  • utilizzare le parentesi tonde per racchiudere criteri complessi, ad esempio titolo:(nuovo OR progetto).
  • utilizzare i doppi apici per racchiudere testi da ricercare nell'esatta sequenza specificata. Ad esempio "nuovo progetto". Tuttavia non questa possibilità sembra non funzionare correttamente su tutti i sistemi.

E' possibile specificare più criteri di ricerca, separati da uno spazio. In tal caso i risultati della ricerca includeranno solo i file che rispondono a tutti i criteri specificati. Per specificare combinazioni più complesse è possibile utilizzare i seguenti operatori:
  • AND: entrambi i criteri (a sinistra e a destra di AND) devono essere soddisfatti. AND deve essere separato dai criteri con uno spazio a sinistra e uno a destra. E' importante che AND sia maiuscolo, altrimenti viene interpretato come un testo da ricercare.
  • OR: uno dei due criteri (a sinistra e a destra di OR) deve essere soddisfatto. OR deve essere separato dai criteri con uno spazio a sinistra e uno a destra. E' importante che OR sia maiuscolo, altrimenti viene interpretato come un testo da ricercare.
  • NOT: il criterio a destra di NOT (separato da uno spazio) non deve essere soddisfatto.
  • +: il criterio a destra di + deve essere soddisfatto (ad esempio +dimensione:piccolo).
  • -: il criterio a destra di - non deve essere soddisfatto.

Se invece stiamo semplicemente cercando un file per nome è possibile utilizzare i doppi apici per racchiudere testi da ricercare nell'esatta sequenza specificata. Ad esempio "nuovo progetto". Attenzione, però, che i doppi apici non hanno lo stesso effetto se utilizzati come valore di una proprietà.

Le proprietà ricercate sono riconosciute nella lingua di Windows (nel nostro caso italiano, tranne gli operatori, che rimangono sempre in inglese) e spesso non è semplice trovare la traduzione dagli originali in inglese. Tuttavia è possibile utilizzare la proprietà originale in inglese premettendole system., ad esempio system.size:>10M.
Nel post advanced search techniques, in inglese, trovate un elenco dettagliato delle possibilità di ricerca di Windows.

Se ripetete spesso una ricerca potete salvarla per richiamarla più facilmente. Dopo aver effettuato la ricerca potete infatti, sulla barra degli strumenti, premere il pulsante salva ricerca, la quale verrà salvata come file con estensione ".search-ms" nella posizione specificata dalla finestra di salvataggio. In seguito, basterà aprire il file della ricerca salvato per avviare la ricerca.

Infine, ricordate che le ricerche di testo riguardano normalmente solo il nome del file e le sue proprietà principali, per i file non indicizzati, non il contenuto. Se volete che la ricerca riguardi anche il contenuto del file dovete, nel menu in fondo alla ricerca, selezionare cerca di nuovo in: contenuto file. Alternativamente, se volete che le ricerche siano effettuate sempre anche nel contenuto, attivate l'indicizzazione per le cartelle desiderate (cercate opzioni di indicizzazione nella casella di ricerca del menu start) o attivate la ricerca per contenuto (nelle opzioni di esplora risorse).

domenica 24 febbraio 2013

Utilizzare i tag per classificare le foto con Picasa

Con Picasa è possibile creare album, per organizzare le foto. L'associazione di tag (etichette) alle foto, però, è un ulteriore potente strumento di organizzazione perché facilita raggruppamenti, pubblicazione, classificazione, ricerca e così via.

L'assegnamento di tag alle foto per uso amatoriale è una questione molto soggettiva. Dovendo limitare i tag al minimo per non perdere ore in fase di archiviazione, si utilizzano normalmente etichette relative ai contenuti che più ci interessa classificare. Se siamo un fotoamatore naturalistico, ad esempio, spesso sceglieremo tag come fiore, animale, paesaggio, ecc. Se pubblichiamo le foto o ne facciamo un uso professionale dovremo, invece, adottare un sistema di etichettatura un po' più completo e preciso, che consenta di descrivere meglio il contenuto della foto ai fini della ricerca da parte dei naviganti.

Picasa non ha una gestione sofisticata dei tag, tuttavia l'assegnamento di uno o più tag ad una foto (dal riquadro tag) risulta molto pratico. E' possibile applicare tag a più foto contemporaneamente e la gestione dei tag si integra perfettamente con Windows. I tag possono essere ricercati semplicemente dalla casella di ricerca di Picasa, ma anche da Windows (premettendo tag:= al nome del tag che vogliamo ricercare e combinando la ricerca di più tag, ad esempio, con gli operatori AND e OR). Nel post ricerche avanzate in Windows trovate un approfondimento sula sintassi di ricerca.

Una delle preoccupazioni principali, nella gestione dei tag, è che i tag siano scritti nella foto in modo che il nostro lavoro di classificazione viaggi con la foto, non con un database scritto da qualche parte nel PC. Se utilizziamo il formato jpeg, con Picasa possiamo stare tranquilli. I tag nelle foto jpeg possono essere scritti all'interno del file in tre sezioni diverse: EXIF, IPCT o XMP. A partire dalla versione 3.8 Picasa scrive i tag contemporaneamente sia nel formato IPCT (in IPCT.Keywords) che in nel più moderno formato XMP (in XMP-dc.Subject). Windows legge entrambi i contenuti e, se scriviamo i tag da Windows (Vista o superiore), li ritroveremo in Picasa.

Le versioni di Picasa precedenti la 3.8 gestiscono solo i tag nel formato IPCT. Windows è in grado di leggerli e scriverli (se trova tag EXIF o IPCT, scriverà i tag sia nel formato XMP che nei formati precedenti), tuttavia Picasa non sarà in grado di leggere i tag se vengono scritti prima in Windows, perchè si troveranno solo nel formato XMP. I tag inseriti in Picasa, insomma, sono al sicuro anche in Windows.

Per il formato RAW o altri formati che non supportano i tag, tuttavia, i tag vengono scritti nel database di Picasa (c:\Utenti\utente\AppData\Local\Google\Picasa2). Se spostate le foto su un altro PC dovrete spostare sul nuovo PC anche il database di Picasa. Tuttavia, dal momento che le immagini RAW vengono normalmente convertite in jpeg per il loro utilizzo, può essere sufficiente taggare le relative immagini jpg.