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domenica 22 luglio 2012

Impostare un elenco delle cose da fare

Se abbiamo deciso di tenere un elenco informatizzato delle cose da fare e abbiamo scelto un sistema adatto, ora dobbiamo impostarlo correttamente. La maggior parte dei sistemi, infatti, si concentra su un semplice elenco di promemoria con priorità, scadenza, casella di spunta e poco altro. Non servono molti dati ma alcuni di questi devono essere presenti e configurati con molta attenzione, rendendo spesso necessario qualche adattamento a quanto ci propone inizialmente il sistema.

Diamo subito per scontato che il nostro sistema ci consenta di impostare, per ogni promemoria, alcuni campi di base - descrizione, priorità, scadenza, stato/avanzamento -. Vediamo quali altre informazioni è necessario poter gestire correttamente.

Contesti
Molte attività hanno un ambito preferenziale, inteso in senso molto lato, dove poter essere svolte. Alcune è appropriato svolgerle in ufficio, altre a casa, altre mentre si è in giro a fare spese e così via. E' molto utile identificare questi contesti, elencarli e assegnarli a ogni promemoria. Alcuni strumenti ci metteranno a disposizione un campo specifico, per questa esigenza, in altri dovremo trovare modi alternativi, ad esempio utilizzando il campo tag (etichetta), spesso presente.
Una volta eseguita la configurazione dei contesti, e averli assegnati ai promemoria, saremo in grado di filtrare rapidamente solo i promemoria opportuni in uno specifico contesto. Se siamo a casa è inutile vedere i promemoria privati mescolati a quelli che possiamo svolgere solo in ufficio, mentre se stiamo facendo spese vogliamo vedere solo ciò che dobbiamo acquistare.

Progetti
Normalmente le cose da fare tendono ad essere raggruppate per progetti o per attività che le contengano. Naturalmente è utile poter ricercare rapidamente tutte le cose da fare per uno specifico progetto, quindi è importante che il sistema lo consenta. Esistono diversi modi, per associare i promemoria ad uno specifico progetto:

  1. Il campo progetto, ovviamente se il sistema lo mette a disposizione.
  2. La disposizione gerarchica, per attività e sotto-attività o progetti e "task".
  3. Utilizzare il campo tag.
  4. Inserire il promemoria in una cartella. 
E' possibile che promemoria possa essere associato a più progetti. Se nel nostro caso questa evenienza non è rara, è importante che il sistema scelto ci consenta valori multipli, per i progetti associati al promemoria, quindi le cartelle e le disposizioni gerarchiche potrebbero essere limitative.

Contatti
Molti promemoria sono associati a persone o, in generale, a contatti. Dobbiamo restituire qualcosa a un amico, dobbiamo porre delle domande al commercialista e così via. Specificare l'eventuale contatto, o contatti, al promemoria, è fondamentale perché ci consente di recuperare rapidamente tutti i promemoria ad esso associati, nel momento in cui abbiamo o cerchiamo l'occasione di contattarlo.
Naturalmente è possibile che il sistema in uso ci fornisca un campo apposito, magari con associato un elenco configurabile. Analogamente ai progetti, se l'eventualità che un promemoria sia associato a più contatti non è rara, è importante che il campo consenta valori multipli. Alternativamente è possibile utilizzare il campo tag, magari premettendo il nome di ciascun contatto con il simbolo @ (ad esempio @Mario), se questo metodo ci crea confusione con altri tag.

Stato/avanzamento
Normalmente ogni sistema offre una casella di spunta, per i promemoria superati, ma spesso abbiamo bisogno di qualcosa di più per classificare i promemoria secondo il loro stato nella nostra pianificazione. Tra promemoria ad analoga priorità, ad esempio, possiamo averne scelti alcuni per essere affrontati subito, altri li abbiamo rimandati, altri li abbiamo delegati o siamo in attesa di qualcosa.
La cosa migliore, ovviamente, è che il nostro sistema metta disposizione un campo specifico, personalizzabile. Spesso questo campo esiste ma non è personalizzabile. In questo caso la prima via preferibile è un po' di spirito di adattamento, cercando di adeguarsi agli stati proposti dal sistema. Lo stato/avanzamento è continuamente utilizzato ed è quindi più efficiente utilizzarlo secondo quanto previsto dal sistema. Se non ci possiamo adattare, credo che invece di trovare soluzioni di ripiego sia preferibile valutare la sostituzione del sistema.

InBox
Per l'efficacia di un elenco di cose da fare è fondamentale che ogni azione/attività procrastinata sia inserita nell'elenco, per essere sicuri di non dimenticarla e liberare la mente dalla necessità di ricordarla.
A questo fine dobbiamo facilitare il più possibile gli inserimenti nel sistema. Per i casi (frequenti) in cui non abbiamo tempo di compilare correttamente i dati previsti, si può inserire il promemoria in una InBox, o cartella di archiviazione, che visiteremo almeno giornalmente per completare le registrazioni presenti.
Tutti i sistemi consentono in qualche modo di gestire questa cartella temporanea. Ad esempio, possiamo creare una cartella apposita o un contesto specifico. L'importante è che il promemoria in registrazione possa essere immediatamente associato a questo "contenitore".

Naturalmente le nostre esigenze possono essere più dettagliate. Possiamo ad esempio avere bisogno di una gestione specifica dei luoghi o dello stato di avanzamento. E' però fondamentale ridurre all'osso i dati gestiti per ciascun promemoria per facilitare le ricerche, velocizzare gli inserimenti e le revisioni e consentire una visione d'insieme meno dispersiva. Più semplice è il sistema, maggiore sarà la sua efficacia.
Se uno specifico progetto ha esigenze più complesse, non scartiamo a priori l'idea di adottare un sistema a parte solo per quel progetto, invece di complicare troppo il nostro sistema abituale.

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