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domenica 22 luglio 2012

La gestione dei contesti per i promemoria

Se siete tra le persone che tengono un elenco delle cose da fare e sono interessate a configurarlo correttamente, è possibile che vi siate posti il problema di configurare i contesti.
I contesti sono gli ambiti, in senso molto lato, in cui è opportuno svolgere determinate attività. Ma dal momento che questi ambiti possono avere un significato astratto o molteplice, può sorgere il problema di quali contesti è opportuno configurare.

Gli ambiti più comuni

In prima istanza configureremo sicuramente gli ambiti più comuni perché indubbiamente avremo esigenza di distinguerli; cioè, probabilmente, casa, ufficio, commissioni e così via.

I luoghi

A questo punto, una prima esigenza può essere quella di specificare in modo più dettagliato i luoghi, al fine di filtrare più accuratamente i promemoria. Un caso più specifico di casa può essere al computer. In questo modo, quando ci mettiamo al computer, possiamo escludere la riparazione del lavandino dai promemoria, se vogliamo.

Gli stati

Un'altra esigenza, che può avere senso associare ai contesti, è quella di identificare gli stati più opportuni per affrontare i promemoria. Alcuni hobby, ad esempio la fotografia, possono avere per noi un senso solo in ambito "relax". Potremo, ad esempio, distinguere tra casa.relaxcasa.lavori, separando così il riordino degli album fotografici dai lavori di bricolage.

I progetti

Nonostante i progetti debbano normalmente avere una gestione specifica e separata, alcuni progetti significativi possono costituire un contesto a se'. Se sul lavoro svolgiamo essenzialmente due tipi di attività, può essere utile distinguere, ad esempio, tra lavoro.progettazione e lavoro.assistenza. Oppure, se ci dedichiamo principalmente a due clienti, distinguere tra lavoro.cliente1 e lavoro.cliente2.

Modalità e servizi

Alcuni promemoria sono associati a specifici servizi o modalità di svolgimento, all'interno di un contesto più generale. Dal contesto acquisti, ad esempio, possono essere separati i contesti acquisti.spesa, acquisti.abbigliamento.

Significati specifici

Il significato specifico di alcuni promemoria può giustificare un contesto specifico o un sotto-contesto. Ad esempio, se abbiamo il contesto contatti, può essere utile distinguere tra contatti.restituire e contatti.prestato.

Ci sono altre esigenze che si può essere tentati di gestire con i contesti, ad esempio gli stati di avanzamento. Chi si occupa di vendita potrebbe avere, semplificando, i due contesti separati telefonareattesariscontro. Tuttavia queste esigenze normalmente si incrociano con informazioni che dovrebbero essere gestite separatamente (con lo stato dell'attività, nel caso in esempio). Il limite di questi incroci è che si generano ambiguità e sovrapposizioni che rendono meno chiare le scelte al momento dell'inserimento/revisione, rischiano di non fornire risultati completi con filtri/ricerche e rischiano di far "sparire" alcuni promemoria se, nel tempo, la definizione che diamo di un particolare contesto si modifica.
In sostanza, se una proprietà del promemoria ha un significato distinto dal quello di contesto, è bene gestirla separatamente, con i campi appropriati, che ci consentiranno ricerche indipendenti dal contesto.

Riguardo al numero di contesti, come per altre proprietà, vale la regola del "meno è meglio". L'aumento del numero di contesti deve essere giustificato da una effettiva specificità e frequenza del contesto nel nostro caso e da una distinzione chiara e netta del contesto dagli altri contesti. Qualunque ambiguità si ripercuote negativamente su filtri e ricerche e più scendiamo nel dettaglio, più è facile creare ambiguità (è normale che un promemoria sia associabile unicamente al contesto lavoro, ma è molto probabile che possa essere associato sia al contesto contatti che assistenza, rendendo inopportuna la distinzione). Inoltre, più lungo è l'elenco dei contesti, più lenta ne risulta la selezione per inserimenti/revisioni/ricerche e più scomode diventano le ricerche che riguardano più contesti.

Una piccola nota, infine, per le convenzioni di denominazione. Spesso si riesce ad identificare un sotto-contesto specifico ma rimane l'esigenza di promemoria "vari". Invece di creare un contesto lavoro.varie, io preferisco avere il contesto lavoro e i sottocontesti scritti come lavoro.qualcosa, in forma gerarchica. Non è una grande differenza ma, oltre a far corrispondere l'ordinamento semantico con quello alfabetico, ci aiuta a entrare nell'ordine di idee che non dobbiamo specificare tutti i contesti, con un "varie" di riserva, bensì, al contrario, che i sottocontesti sono contenitori che devono specificare il contesto principale solo se sono organizzativamente significativi.

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