Il sito è trasferito su

www.dimodo.net

Grafica rinnovata, nuovi contenuti e disponibilità di articoli in inglese!

sabato 21 luglio 2012

Adottare un elenco informatizzato delle cose da fare

Ognuno di noi ha qualche sistema per ricordare appuntamenti, informazioni, cose da fare e così via. Tuttavia questi sistemi falliscono più spesso di quanto ci si possa accorgere, per quanto accuratamente li si utilizzi, e si ha l'impressione che si possa migliorare la situazione solo dedicandovi una quantità irragionevole di energie; si finisce, quindi, sia per accettare l'imperfezione dei sistemi in uso sia per non accorgersi delle potenzialità non sfruttate.
Cerchiamo di capire le lacune di questi sistemi e come possiamo indirizzarci verso un sistema efficace.

Riepiloghiamo brevemente i principali motivi di fallimento dei sistemi comunemente usati, non per deprimerci ma per capire meglio su cosa dobbiamo intervenire per modificare o sostituire i nostri sistemi:
  • Utilizziamo troppi sistemi diversi e, a volte, anche più sistemi per lo stesso tipo di promemoria. In questo caso, non potendo consultare sempre lo stesso strumento, si finisce per accorgersi più raramente dei promemoria, perdere la visione d'insieme e, soprattutto, perdere la certezza che il promemoria ci raggiunga.
  • Utilizziamo sistemi limitati. Questo problema è tipico anche dei programmi software, spesso adatti solo alla compilazione di un banale elenco.
  • Utilizziamo sistemi troppo complessi. Un sistema che non consenta annotazioni rapide e consultazioni chiare e flessibili ha vita breve o ci fa perdere troppo tempo.
  • Non abbiamo l'abitudine di registrare i promemoria e i sistemi che utilizziamo non ci agevolano. Quindi i nostri sistemi potranno aiutarci a ricordare solo una parte delle cose da fare, rendendoli meno utili e affidabili.
  • Manca l'organizzazione per priorità. Quando la quantità di cose da fare cresce arriva un momento in cui ne siamo sopraffatti. Per quanto efficienti si possa essere, saremo costretti a selezionare le cose da fare ma ci mancherà uno strumento che ci consenta di farlo in modo obiettivo e finiremo per concentrarci più sull'urgenza che sull'importanza. Inoltre, trovandoci di fronte a troppe cose da fare, senza un sistema che ci aiuti a selezionarle rischieremo una reazione di panico, cercando di fare tante cose in fretta o dilungandosi nel decidere a cosa dedicarsi, invece di far bene ciò che conta mantenendo lucidità e serenità.
  • Non è possibile reperire e classificare facilmente i promemoria. Se utilizziamo un quaderno degli appunti, ad esempio, può bastare finché se ne usano poche pagine, ma se la mole di appunti aumenta – magari facendo annegare le cose da fare in mezzo a tutte quelle depennate –, sarà difficile raggruppare e ordinare i promemoria, per affrontarli al momento giusto e nell'ordine giusto.
  • Non è possibile riorganizzare automaticamente i nostri sistemi per adattarsi rapidamente alle nostre esigenze. Di questo difetto ne soffrono soprattutto i sistemi cartacei, ma anche molti sistemi informatizzati possono rivelarsi inadeguati.
  • Alcuni di questi sistemi non sono sempre con noi quando servono. Abbiamo l'occasione di andare al centro commerciale ma la lista della spesa è rimasta a casa. Prima di andare a letto ci viene in mente una cosa importante da fare per un progetto al lavoro ma il PC è spento, non abbiamo voglia di alzarci e non abbiamo nulla a disposizione per annotare il promemoria.
  • Il sistema non si basa su una metodologia, cioè su un metodo che tenga conto di tutti i fattori rilevanti nella gestione dei promemoria (registrazione, disponibilità, modalità di consultazione, continuità d'uso e così via).

Molti pensano che l'allenamento della memoria e una buona organizzazione risolvano tutti questi problemi, ma non è così perché i supporti alla nostra memoria, nel mondo moderno, fanno una grande differenza. Tutti abbiamo una rubrica dei numeri di telefono, mettiamo in evidenza un oggetto da riparare o restituire, scriviamo promemoria da qualche parte. Scegliere e utilizzare correttamente questi strumenti di supporto alla memoria è un piccolo investimento per incrementare drasticamente la nostra produttività.

I sistemi cartacei, ai fini organizzativi, possono essere utili ma possono difficilmente rimediare alle inefficienze sopra citate. Innanzitutto anche i sistemi cartacei devono basarsi su una metodologia efficace, che li imposti correttamente e consenta di mantenerli utili nel tempo (ad esempio la Getting Things Done, o GTD), e in questo si rivelano normalmente più onerosi. Inoltre hanno una rigidità e una mancanza di ubiquità che sono ormai superate dalla tecnologia. Tuttavia, anche se i sistemi informatizzati vanno un po' più in là e sembrano semplici da reperire, affinché siano efficaci devono essere ben scelti e impostati.

Che requisiti deve principalmente avere un sistema informatizzato per costituire una buona scelta in termini organizzativi?
  1. Essere singolo. Più sistemi si utilizzano, più raramente li consultiamo, più onerosa ne diventa la manutenzione, meno regolari le registrazioni, meno affidabile la disponibilità. E' ammissibile avere più elenchi per contesti e necessità completamente distinte, se le necessità tecnologiche o organizzative lo impongono, ma bisogna cercare di ridurne al massimo il numero.
  2. Essere semplice. Dev'essere facile effettuare le annotazioni e le consultazioni devono essere comode e chiare.
  3. Essere veloce. La lentezza ci rende meno propensi alla registrazione e alla consultazione.
  4. Essere ubiquo. Lo stesso elenco dev'essere disponibile e sincronizzato su tutti i dispositivi sui quali è utile consultarlo o aggiornarlo.
  5. Essere sufficientemente flessibile relativamente a ricerche, raggruppamenti e ordinamenti.
  6. Essere un prodotto che promette di mantenersi tecnologicamente aggiornato, affidabile e funzionale per lungo tempo. Essere costretti a cambiare sistema può essere un duro colpo al nostro sistema organizzativo, oltre a una rilevante perdita di tempo.
  7. Se intendiamo utilizzarlo in collaborazione con altre persone, deve avere un sistema di protezione e riservatezza semplice ed efficace.

Esistono sistemi con queste caratteristiche? Beh, è difficile trovarne di completi, tuttavia esistono alcuni ottimi prodotti. Se per voi uno o più di questi requisiti è meno importante, avrete una scelta più ampia. Se le vostre esigenze sono molto contenute, anche alcuni file Excel ben organizzati possono fare al caso vostro.
Personalmente, in passato ho utilizzato ToodleDo – perché risponde a tutti i requisiti elencati – più alcuni file Excel per alcuni progetti che richiedevano una gestione separata. Successivamente ho sostituito ToodleDo con Evernote. Anche Nirvana sembra un'ottima alternativa. Spesso questi strumenti sono in inglese, però hanno interfacce molto semplici e dovrebbero risultare facilmente accessibili a tutti.

Un sistema con le caratteristiche elencate offre vantaggi che vanno ben al di là di quanto ci si possa normalmente aspettare (cioè promemoria automatici, disponibilità, flessibilità, rapidità):
  • Possiamo fare annotazioni ben classificate e con molta regolarità, quindi ritrovare tutto ciò che vogliamo ricordare.
  • Possiamo raggruppare e ordinare i promemoria nel modo che più si addice alle nostre esigenze di pianificazione.
  • Basandosi sulla completezza dei promemoria, la loro consultazione sarà più obiettiva e rapportata alle priorità globali. 
  • I promemoria sono disponibili nei contesti appropriati, anche se li abbiamo registrati in altri contesti.
  • Avere la possibilità di annotare subito ogni cosa che dobbiamo posticipare libera la mente dalla necessità di tenerla presente, permettendo di concentrarsi sulle attività pianificate.
  • Consultare spesso l'elenco dei promemoria più importanti permette di averli ben presenti quando si effettuano delle scelte o si è tentati di dedicare troppo tempo ad attività secondarie.
  • Possiamo evitare situazioni di panico, in cui l'accumularsi di cose da fare – magari dimenticanze – ci costringe alla fretta, nella paura di non essere più in grado di gestire tutto ordinatamente.
Una volta che abbiamo a disposizione un sistema che ci offre queste opportunità, dobbiamo solo dedicare un po' di tempo per impostarlo correttamente e utilizzarlo con regolarità.

In definitiva, un buon sistema informatizzato per la tenuta dei promemoria si rivela un investimento molto contenuto, in termini di tempo. Ma chiunque l'abbia sperimentato seriamente avrà notato un balzo di produttività e... della propria reputazione.

Nessun commento:

Posta un commento