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domenica 15 gennaio 2012

La gestione delle note (gennaio 2012)

Considerate le evoluzioni dei servizi disponibili, questo post è superato. Fate riferimento all'analogo post più recente.

Uno dei principali problemi che affronto nella mia "esperienza digitale" è la tenuta delle note. Lista della spesa, cose da fare, dati che voglio portare sempre con me e così via. Quindi il mio primo post è dedicato a come ho risolto al momento questo dilemma.

Personalmente, ho da gestire:
  • note temporanee (idee, dati o annotazioni veloci, promemoria)
  • note itineranti (annotazioni o dati da avere con me mentre sono fuori casa, come la classica lista della spesa)
  • note "strutturate" (registrazioni Internet, contabilità, informazioni di varia natura e così via)
  • attività di progetto (cose da fare collegate a specifici progetti, eventualmente da organizzare per gruppi o priorità)

Le attività di progetto dipendono molto dalle attività specifiche. Possono essere gestite con semplici file Excel o avere bisogno di programmi più o meno complessi. Io sviluppo software individualmente, quindi un file di Excel ben strutturato per ogni cliente, con tutte le cose da fare di tutti i progetti del cliente, è sufficiente.

Riguardo le note che costituiscono "file" rimango dell'idea che il file system, ben organizzato, sia ancora la cosa migliore, se non altro perché rende disponibile una grande quantità di dati in modo affidabile e nel tempo. I vari servizi di cloud possono andar bene per alcune esigenze specifiche ma non credo possano sostituire in velocità, praticità e longevità il file system (in tutte le sue mille varianti di gestione che costituiscono un tema dedicato). Con l'avvento dei tablet sono nate molte applicazioni "cloud". Tra quelle che ho provato, credo che la più affidabile e completa per la gestione delle note più o meno complesse, escludendo le applicazioni esclusivamente on-line, sia Evernote. Supporta vari dispositivi mobili, anche se richiede un abbonamento per un utilizzo che non sia banale. Purtroppo non mi convince ancora per quello che riguarda l'usabilità quindi non abbandono il file system.

In passato affidavo note minute e promemoria ad alcuni file di testo su PC e i dati "itineranti" a Google Tasks. Tuttavia i file di testo sono decisamente superati, vista l'abbondanza di programmi che possono sostituirli. Google Tasks, invece, è molto limitato; per piccole liste può essere ok, ma per il resto credo sia un'occasione perduta del re del web.
Evernote si è rivelato completamente inutilizzabile nel mio caso (l'interfaccia è troppo dispersiva per i promemoria e le note "minute"), quindi, dopo lunga ricerca sono approdato a ToodleDo, in cui ho fatto confluire tutti i promemoria (più tutte le note temporanee o "itineranti"), ad esclusione di alcuni progetti specifici, gestiti a parte con file di Excel. ToodleDo ha un'ottima e veloce interfaccia on-line e supporta vari dispositivi mobili. Mi spaventava la mancanza di un client (anche ne se esistono di terze parti e credo ne sia prevista la realizzazione futura anche da parte del team di ToodleDo) ma l'interfaccia on-line è quasi da client, la disponibilità dei dati sincronizzati sui dispositivi mobili ne assicura la disponibilità in assenza di connessione e le varie opzioni di esportazione ne assicurano la disponibilità nel tempo.
Ma la cosa che forse mi ha più convinto è che ToodleDo è pensato per chi è abituato a utilizzare la metodologia GTD (Getting Things Done). Che siate o no dei fan di questa metodologia, questo assicura comunque che lo strumento non sia solo un contenitore di note ma sia seriamente impostato per gestirle (contesti, ricerche personalizzate, priorità e quant'altro).

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