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venerdì 14 dicembre 2012

Registrarsi col vero nome o con un soprannome?

Le occasioni di registrarsi a servizi on-line sono sempre di più e senz'altro ci è capitato almeno una volta di chiederci se fosse opportuno registrarsi col vero nome o fosse più prudente utilizzare un soprannome. Molti decidono di caso in caso e questo può essere sufficiente per utilizzi occasionali della rete ma per chi ha varie identità on-line attive può essere preferibile affrontare queste scelte con obiettivi precisi.

Lo pseudonimo - o soprannome - è in realtà qualcosa di più di un semplice nickname, alias, aka o quant'altro. Esso definisce un'identità. Nella vita reale noi siamo una persona unica, chiamata magari in modi diversi, quindi chi ci frequenta sa che Francesco e Ciccio sono la stessa persona. Chi ci incontra on-line, invece, non può sapere che le due identità corrispondono a una stessa persona, se mancano i riferimenti. Questo può essere un vantaggio ma anche uno svantaggio, a seconda dei casi.

Pur senza addentrarci nel personal branding - cioè la definizione e la promozione della propria immagine - il nominativo da impiegare dipende essenzialmente da una riflessione su cosa rappresenta l'identità cui vogliamo o dobbiamo dare un nome e, in particolare, cosa rappresenta per noi, cosa vogliamo rappresenti per gli altri, quanto deve essere facile o difficile riconoscerla o cercarla e come si relazionano tra loro le varie identità.

In linea di massima, se abbiamo una presenza on-line attiva, vogliamo essere riconosciuti o trovati facilmente e ciò che pubblichiamo non rappresenta un particolare rischio in termini di privacy, è senz'altro consigliabile utilizzare il nome vero. A parte gli ovvi vantaggi in termini di ricerche, esso consente a chi ci segue di mettere in relazione le nostre identità, quindi accrescendo visibilità e notorietà. Se avete un sito e due blog professionali, ad esempio, attribuirvi tutti questi contenuti fornirà un'immagine più ricca della vostra professionalità e le tre presenze si faranno pubblicità l'una con l'altra. Inoltre, tenete conto che chi vi legge o usufruisce della vostra identità darà molto più credito a una persona che mostra nome e, possibilmente, volto. Se nome e cognome sono eccessivi va benissimo solo il nome ma, se possiamo associargli anche un volto, l'impatto in termini di attendibilità sarà completamente diverso rispetto all'anonimato.

Ovviamente, se ci sono ragioni per mantenere la propria vera identità celata o distinta si utilizzerà un soprannome. Ma quante e quali identità utilizzare?
In linea di massima è opportuno limitare il numero di identità per almeno due ragioni. Mantenere distinte le identità richiede di fare attenzione a non confonderle o fare riferimenti appartenenti ad altre identità (un po' come dire le bugie...). Con poche identità vi sarà sempre ben chiaro chi state "impersonando". Inoltre, soprattutto chi ha identità molto attive, avrà bisogno sia di coerenza che di ricchezza di contenuti divulgati. Con molte identità, ci troveremmo con identità povere, sovrapposte e poco caratterizzate. Chi ha, ad esempio, un blog con un soprannome, non vuole esattamente nascondersi. Al contrario, vuole che il suo alias, pur rimanendo un nome di fantasia, acquisti notorietà e guadagni una reputazione, preservando la privacy dell'autore.
Stabilito che meno identità abbiamo e meglio è, avremo probabilmente bisogno di almeno un'identità aggiuntiva, rispetto quella reale, che protegga la nostra privacy, perlomeno in una minima misura. Inoltre, può essere opportuno un soprannome anche se vogliamo separare (ma non necessariamente nascondere) una nostra attività dalla nostra reputazione professionale. Diversamente, chi cercherà in Google il nostro nome potrebbe trovare le nostre performance nel campionato di lancio della caciotta prima dei nostri articoli di medicina... Nulla di cui vergognarsi ma forse preferiremmo che i risultati delle ricerche fossero diversi.

Infine, se avete bisogno di un'identità veramente segreta, è opportuno utilizzarla il meno possibile. Più la usate e più sarà facile mettere in relazione le occasioni in cui la esponete.

Il mio consiglio è quindi di identificare in modo preciso quali identità volete adottare, che siano poche e definite con dei nomi che utilizzerete sempre, per le occasioni che avete scelto.

Io ho pochissime identità e nessuna intesa ad essere veramente segreta (non amo l'anonimato). Il più possibile uso il mio vero nome o l'identità meno protettiva, in modo che i miei contenuti abbiano una paternità e siano accomunati.

lunedì 5 novembre 2012

Gli emoticon su iPhone e iPad

Vorreste aggiungere le faccine (emoticon) ai vostri messaggi e morite d'invidia vedendole nei messaggi che ricevete? Con iPhone e iPad, se avete iOS5 o superiore, è facilissimo attivarle, senza bisogno di installare applicazioni.

Tastiera Emoji Semplicemente, dovete aggiungere la tastiera Emoji tramite il menu Impostazioni-Generali-Tastiera-Tastiere.

Tastiera virtuale
A questo punto, nella tastiera virtuale troverete, in basso a sinistra, un mappamondo che vi permette di accedere alle tastiere alternative.


Emoticon
Selezionando il mappamondo compariranno varie categorie di emoticon e simbolini, che è possibile far scorrere per vedere tutti gli elementi disponibili.


Fate però attenzione: gli emoticon, negli SMS, consumano più caratteri di un testo normale. Generalmente un SMS contenente una faccina consente solo 70 caratteri, invece di 160. Superando questo limite vi saranno probabilmente addebitati SMS multipli (ovviamente tutto dipende dall'operatore).
Inoltre, non tutti i telefoni ricevono correttamente gli emoticon. E' possibile che le faccine siano convertite nei tradizionali smiley composti da punteggiatura (es. ;-) ).

mercoledì 12 settembre 2012

Confronto fra soluzioni di condivisione file gratuite

Esistono un'infinità di soluzioni per sincronizzare e condividere file sulla "nuvola". Purtroppo, però, il cloud è qualcosa di relativamente giovane e molti prodotti apparentemente interessanti si rivelano, in pratica, immaturi.

Nella mia esperienza ho avuto esigenza - come molti - di condividere file con un gruppo di utenti. Avevo però alcune necessità, riguardo alla soluzione da adottare:
  • stabilità e affidabilità nel tempo
  • gestione completa delle autorizzazioni
  • sincronizzazione dei file in locale (e possibilmente su dispositivi mobili) oltre all'accesso web
  • semplicità d'uso per gli utenti
  • piano gratuito non limitativo
Molti non saranno d'accordo ma a mio avviso questi requisiti restringono subito il campo ai grandi nomi. Questo tipo di soluzioni richiedono una visione, supportata nel tempo, di un prodotto completo anche in forma gratuita. Quindi Google è il primo candidato. Segue Microsoft (in ritardo ma sta dimostrando di recuperare terreno) e un paio di altre soluzioni ormai ben affermate. Al di fuori di questi, ho speso giornate nel vano tentativo di trovare qualcosa di convincente. Naturalmente esistono molte buone soluzioni a pagamento ma o i costi salgono rapidamente (spesso proporzionalmente al numero di utenti) o non c'è alcuna garanzia che i piani gratuiti non subiscano - o abbiano già - importanti limitazioni.

Google Drive

Google Drive, evoluzione di Google Docs, si propone come il riferimento per la condivisione gratuita dei documenti. E in effetti mette a disposizione praticamente tutte le funzionalità disponibili con la concorrenza. Si possono caricare file di qualunque tipo, possono essere creati documenti on-line, viene gestito il drag&drop da esplora risorse, è disponibile un software client per la sincronizzazione sul PC, sono adeguatamente gestite le autorizzazioni e così via.
Le due principali debolezze di Google Drive, peraltro comuni a molti altri prodotti della categoria, sono:
  1. I file sono di proprietà di un utente, che decide di condividerli con altri. In ambito aziendale potrebbe essere opportuna una "multiproprietà", o comunque una gestione più avanzata dei gruppi.
  2. Il client per iOS (iPhone e iPad) - molto buono - non prevede la sincronizzazione completa dei file. I file disponibili off-line devono essere specificati singolarmente.

SkyDrive

SkyDrive di Microsoft ha, negli ultimi tempi, colmato la distanza da Google ed ha funzionalità del tutto analoghe. Anzi, l'interfaccia, seppure ancora molto semplice, è quasi preferibile.
Tuttavia, il client per iOS è molto limitato e non prevede i file off-line.

Dropbox

Dropbox è senz'altro il software di condivisione file più comune, al momento. E a buon motivo, vista l'estrema semplicità e l'elevata affidabilità. E' raccomandabilissimo ma... il team di Dropbox pare avesse in mente SOLO la collaborazione, quindi scordatevi gli accessi in sola lettura. Quando un utente ha l'accesso... può fare tutto! Fino a poco tempo fa poteva anche invitare a sua volta altri utenti. Se il vostro team è ridotto, difficilmente avrete a che fare con malintenzionati, ma proprio per l'estrema semplicità d'uso è comune che qualcuno cancelli un file semplicemente perché l'ha spostato in una cartella non condivisa. Insomma, la versione gratuita va bene solo per piccoli gruppi, in collaborazione. E dal sito non è ben chiaro se le versioni a pagamento abbiano una gestione utenti che non sia esclusivamente collaborativa.
Il client iOS è valido ma ha lo stesso difetto di Google Drive, cioè bisogna selezionare singolarmente i file disponibili off-line.
Dropbox è principalmente uno strumento di sincronizzazione, quindi non prevede la produzione di documenti on-line.

SugarSync

L'alternativa più comune a DropBox è probabilmente SugarSync. Il client SugarSync è meno immediato ma offre maggiori funzionalità, come la possibilità di selezionare le cartelle da sincronizzare e una gestione degli accessi più completa.
E' un programma senza dubbio interessante ma non molto adatto a persone poco esperte (nota del 5-1-2014: inoltre è ora a pagamento).

Al di fuori di questa ristretta lista mi sento di fare una sola menzione alternativa: TeamDrive. E' un programma estremamente interessante, anch'esso con client per dispositivi mobili. L'unica importante limitazione sembra essere la mancanza dell'accesso via web.

Relativamente allo spazio disponibile, si parte da DropBox, con 2 Gb gratuiti di base, e si arriva a SkyDrive, con 7 Gb. 5 Gb con Google Drive e SugarSync.
Io ho fatto riferimento alle soluzioni gratuite ma vi consiglio di consultare anche i piani a pagamento delle soluzioni consigliate, per avere un'idea in merito alla copertura di eventuali esigenze future.

Naturalmente, chi ha già fatto un po' di ricerche avrà tanti altri nomi da proporre (SpiderOak, Tonido, Wuala, ecc.). Nelle mie personali prove nessuna di queste alternative mi ha convinto e, infine, ho scelto Google Drive. Qui entrano certo in gioco le specifiche esigenze ma fate attenzione che la relativa giovinezza di molti programmi di questo tipo non è certo di aiuto alla completezza e all'affidabilità.
Quindi il mio principale consiglio è: non fidatevi di quanto leggete in Internet ma provate, provate e, prima di deciderne l'impiego... RIPROVATE!

domenica 22 luglio 2012

La gestione dei contesti per i promemoria

Se siete tra le persone che tengono un elenco delle cose da fare e sono interessate a configurarlo correttamente, è possibile che vi siate posti il problema di configurare i contesti.
I contesti sono gli ambiti, in senso molto lato, in cui è opportuno svolgere determinate attività. Ma dal momento che questi ambiti possono avere un significato astratto o molteplice, può sorgere il problema di quali contesti è opportuno configurare.

Gli ambiti più comuni

In prima istanza configureremo sicuramente gli ambiti più comuni perché indubbiamente avremo esigenza di distinguerli; cioè, probabilmente, casa, ufficio, commissioni e così via.

I luoghi

A questo punto, una prima esigenza può essere quella di specificare in modo più dettagliato i luoghi, al fine di filtrare più accuratamente i promemoria. Un caso più specifico di casa può essere al computer. In questo modo, quando ci mettiamo al computer, possiamo escludere la riparazione del lavandino dai promemoria, se vogliamo.

Gli stati

Un'altra esigenza, che può avere senso associare ai contesti, è quella di identificare gli stati più opportuni per affrontare i promemoria. Alcuni hobby, ad esempio la fotografia, possono avere per noi un senso solo in ambito "relax". Potremo, ad esempio, distinguere tra casa.relaxcasa.lavori, separando così il riordino degli album fotografici dai lavori di bricolage.

I progetti

Nonostante i progetti debbano normalmente avere una gestione specifica e separata, alcuni progetti significativi possono costituire un contesto a se'. Se sul lavoro svolgiamo essenzialmente due tipi di attività, può essere utile distinguere, ad esempio, tra lavoro.progettazione e lavoro.assistenza. Oppure, se ci dedichiamo principalmente a due clienti, distinguere tra lavoro.cliente1 e lavoro.cliente2.

Modalità e servizi

Alcuni promemoria sono associati a specifici servizi o modalità di svolgimento, all'interno di un contesto più generale. Dal contesto acquisti, ad esempio, possono essere separati i contesti acquisti.spesa, acquisti.abbigliamento.

Significati specifici

Il significato specifico di alcuni promemoria può giustificare un contesto specifico o un sotto-contesto. Ad esempio, se abbiamo il contesto contatti, può essere utile distinguere tra contatti.restituire e contatti.prestato.

Ci sono altre esigenze che si può essere tentati di gestire con i contesti, ad esempio gli stati di avanzamento. Chi si occupa di vendita potrebbe avere, semplificando, i due contesti separati telefonareattesariscontro. Tuttavia queste esigenze normalmente si incrociano con informazioni che dovrebbero essere gestite separatamente (con lo stato dell'attività, nel caso in esempio). Il limite di questi incroci è che si generano ambiguità e sovrapposizioni che rendono meno chiare le scelte al momento dell'inserimento/revisione, rischiano di non fornire risultati completi con filtri/ricerche e rischiano di far "sparire" alcuni promemoria se, nel tempo, la definizione che diamo di un particolare contesto si modifica.
In sostanza, se una proprietà del promemoria ha un significato distinto dal quello di contesto, è bene gestirla separatamente, con i campi appropriati, che ci consentiranno ricerche indipendenti dal contesto.

Riguardo al numero di contesti, come per altre proprietà, vale la regola del "meno è meglio". L'aumento del numero di contesti deve essere giustificato da una effettiva specificità e frequenza del contesto nel nostro caso e da una distinzione chiara e netta del contesto dagli altri contesti. Qualunque ambiguità si ripercuote negativamente su filtri e ricerche e più scendiamo nel dettaglio, più è facile creare ambiguità (è normale che un promemoria sia associabile unicamente al contesto lavoro, ma è molto probabile che possa essere associato sia al contesto contatti che assistenza, rendendo inopportuna la distinzione). Inoltre, più lungo è l'elenco dei contesti, più lenta ne risulta la selezione per inserimenti/revisioni/ricerche e più scomode diventano le ricerche che riguardano più contesti.

Una piccola nota, infine, per le convenzioni di denominazione. Spesso si riesce ad identificare un sotto-contesto specifico ma rimane l'esigenza di promemoria "vari". Invece di creare un contesto lavoro.varie, io preferisco avere il contesto lavoro e i sottocontesti scritti come lavoro.qualcosa, in forma gerarchica. Non è una grande differenza ma, oltre a far corrispondere l'ordinamento semantico con quello alfabetico, ci aiuta a entrare nell'ordine di idee che non dobbiamo specificare tutti i contesti, con un "varie" di riserva, bensì, al contrario, che i sottocontesti sono contenitori che devono specificare il contesto principale solo se sono organizzativamente significativi.

Impostare un elenco delle cose da fare

Se abbiamo deciso di tenere un elenco informatizzato delle cose da fare e abbiamo scelto un sistema adatto, ora dobbiamo impostarlo correttamente. La maggior parte dei sistemi, infatti, si concentra su un semplice elenco di promemoria con priorità, scadenza, casella di spunta e poco altro. Non servono molti dati ma alcuni di questi devono essere presenti e configurati con molta attenzione, rendendo spesso necessario qualche adattamento a quanto ci propone inizialmente il sistema.

Diamo subito per scontato che il nostro sistema ci consenta di impostare, per ogni promemoria, alcuni campi di base - descrizione, priorità, scadenza, stato/avanzamento -. Vediamo quali altre informazioni è necessario poter gestire correttamente.

Contesti
Molte attività hanno un ambito preferenziale, inteso in senso molto lato, dove poter essere svolte. Alcune è appropriato svolgerle in ufficio, altre a casa, altre mentre si è in giro a fare spese e così via. E' molto utile identificare questi contesti, elencarli e assegnarli a ogni promemoria. Alcuni strumenti ci metteranno a disposizione un campo specifico, per questa esigenza, in altri dovremo trovare modi alternativi, ad esempio utilizzando il campo tag (etichetta), spesso presente.
Una volta eseguita la configurazione dei contesti, e averli assegnati ai promemoria, saremo in grado di filtrare rapidamente solo i promemoria opportuni in uno specifico contesto. Se siamo a casa è inutile vedere i promemoria privati mescolati a quelli che possiamo svolgere solo in ufficio, mentre se stiamo facendo spese vogliamo vedere solo ciò che dobbiamo acquistare.

Progetti
Normalmente le cose da fare tendono ad essere raggruppate per progetti o per attività che le contengano. Naturalmente è utile poter ricercare rapidamente tutte le cose da fare per uno specifico progetto, quindi è importante che il sistema lo consenta. Esistono diversi modi, per associare i promemoria ad uno specifico progetto:

  1. Il campo progetto, ovviamente se il sistema lo mette a disposizione.
  2. La disposizione gerarchica, per attività e sotto-attività o progetti e "task".
  3. Utilizzare il campo tag.
  4. Inserire il promemoria in una cartella. 
E' possibile che promemoria possa essere associato a più progetti. Se nel nostro caso questa evenienza non è rara, è importante che il sistema scelto ci consenta valori multipli, per i progetti associati al promemoria, quindi le cartelle e le disposizioni gerarchiche potrebbero essere limitative.

Contatti
Molti promemoria sono associati a persone o, in generale, a contatti. Dobbiamo restituire qualcosa a un amico, dobbiamo porre delle domande al commercialista e così via. Specificare l'eventuale contatto, o contatti, al promemoria, è fondamentale perché ci consente di recuperare rapidamente tutti i promemoria ad esso associati, nel momento in cui abbiamo o cerchiamo l'occasione di contattarlo.
Naturalmente è possibile che il sistema in uso ci fornisca un campo apposito, magari con associato un elenco configurabile. Analogamente ai progetti, se l'eventualità che un promemoria sia associato a più contatti non è rara, è importante che il campo consenta valori multipli. Alternativamente è possibile utilizzare il campo tag, magari premettendo il nome di ciascun contatto con il simbolo @ (ad esempio @Mario), se questo metodo ci crea confusione con altri tag.

Stato/avanzamento
Normalmente ogni sistema offre una casella di spunta, per i promemoria superati, ma spesso abbiamo bisogno di qualcosa di più per classificare i promemoria secondo il loro stato nella nostra pianificazione. Tra promemoria ad analoga priorità, ad esempio, possiamo averne scelti alcuni per essere affrontati subito, altri li abbiamo rimandati, altri li abbiamo delegati o siamo in attesa di qualcosa.
La cosa migliore, ovviamente, è che il nostro sistema metta disposizione un campo specifico, personalizzabile. Spesso questo campo esiste ma non è personalizzabile. In questo caso la prima via preferibile è un po' di spirito di adattamento, cercando di adeguarsi agli stati proposti dal sistema. Lo stato/avanzamento è continuamente utilizzato ed è quindi più efficiente utilizzarlo secondo quanto previsto dal sistema. Se non ci possiamo adattare, credo che invece di trovare soluzioni di ripiego sia preferibile valutare la sostituzione del sistema.

InBox
Per l'efficacia di un elenco di cose da fare è fondamentale che ogni azione/attività procrastinata sia inserita nell'elenco, per essere sicuri di non dimenticarla e liberare la mente dalla necessità di ricordarla.
A questo fine dobbiamo facilitare il più possibile gli inserimenti nel sistema. Per i casi (frequenti) in cui non abbiamo tempo di compilare correttamente i dati previsti, si può inserire il promemoria in una InBox, o cartella di archiviazione, che visiteremo almeno giornalmente per completare le registrazioni presenti.
Tutti i sistemi consentono in qualche modo di gestire questa cartella temporanea. Ad esempio, possiamo creare una cartella apposita o un contesto specifico. L'importante è che il promemoria in registrazione possa essere immediatamente associato a questo "contenitore".

Naturalmente le nostre esigenze possono essere più dettagliate. Possiamo ad esempio avere bisogno di una gestione specifica dei luoghi o dello stato di avanzamento. E' però fondamentale ridurre all'osso i dati gestiti per ciascun promemoria per facilitare le ricerche, velocizzare gli inserimenti e le revisioni e consentire una visione d'insieme meno dispersiva. Più semplice è il sistema, maggiore sarà la sua efficacia.
Se uno specifico progetto ha esigenze più complesse, non scartiamo a priori l'idea di adottare un sistema a parte solo per quel progetto, invece di complicare troppo il nostro sistema abituale.

sabato 21 luglio 2012

Adottare un elenco informatizzato delle cose da fare

Ognuno di noi ha qualche sistema per ricordare appuntamenti, informazioni, cose da fare e così via. Tuttavia questi sistemi falliscono più spesso di quanto ci si possa accorgere, per quanto accuratamente li si utilizzi, e si ha l'impressione che si possa migliorare la situazione solo dedicandovi una quantità irragionevole di energie; si finisce, quindi, sia per accettare l'imperfezione dei sistemi in uso sia per non accorgersi delle potenzialità non sfruttate.
Cerchiamo di capire le lacune di questi sistemi e come possiamo indirizzarci verso un sistema efficace.

Riepiloghiamo brevemente i principali motivi di fallimento dei sistemi comunemente usati, non per deprimerci ma per capire meglio su cosa dobbiamo intervenire per modificare o sostituire i nostri sistemi:
  • Utilizziamo troppi sistemi diversi e, a volte, anche più sistemi per lo stesso tipo di promemoria. In questo caso, non potendo consultare sempre lo stesso strumento, si finisce per accorgersi più raramente dei promemoria, perdere la visione d'insieme e, soprattutto, perdere la certezza che il promemoria ci raggiunga.
  • Utilizziamo sistemi limitati. Questo problema è tipico anche dei programmi software, spesso adatti solo alla compilazione di un banale elenco.
  • Utilizziamo sistemi troppo complessi. Un sistema che non consenta annotazioni rapide e consultazioni chiare e flessibili ha vita breve o ci fa perdere troppo tempo.
  • Non abbiamo l'abitudine di registrare i promemoria e i sistemi che utilizziamo non ci agevolano. Quindi i nostri sistemi potranno aiutarci a ricordare solo una parte delle cose da fare, rendendoli meno utili e affidabili.
  • Manca l'organizzazione per priorità. Quando la quantità di cose da fare cresce arriva un momento in cui ne siamo sopraffatti. Per quanto efficienti si possa essere, saremo costretti a selezionare le cose da fare ma ci mancherà uno strumento che ci consenta di farlo in modo obiettivo e finiremo per concentrarci più sull'urgenza che sull'importanza. Inoltre, trovandoci di fronte a troppe cose da fare, senza un sistema che ci aiuti a selezionarle rischieremo una reazione di panico, cercando di fare tante cose in fretta o dilungandosi nel decidere a cosa dedicarsi, invece di far bene ciò che conta mantenendo lucidità e serenità.
  • Non è possibile reperire e classificare facilmente i promemoria. Se utilizziamo un quaderno degli appunti, ad esempio, può bastare finché se ne usano poche pagine, ma se la mole di appunti aumenta – magari facendo annegare le cose da fare in mezzo a tutte quelle depennate –, sarà difficile raggruppare e ordinare i promemoria, per affrontarli al momento giusto e nell'ordine giusto.
  • Non è possibile riorganizzare automaticamente i nostri sistemi per adattarsi rapidamente alle nostre esigenze. Di questo difetto ne soffrono soprattutto i sistemi cartacei, ma anche molti sistemi informatizzati possono rivelarsi inadeguati.
  • Alcuni di questi sistemi non sono sempre con noi quando servono. Abbiamo l'occasione di andare al centro commerciale ma la lista della spesa è rimasta a casa. Prima di andare a letto ci viene in mente una cosa importante da fare per un progetto al lavoro ma il PC è spento, non abbiamo voglia di alzarci e non abbiamo nulla a disposizione per annotare il promemoria.
  • Il sistema non si basa su una metodologia, cioè su un metodo che tenga conto di tutti i fattori rilevanti nella gestione dei promemoria (registrazione, disponibilità, modalità di consultazione, continuità d'uso e così via).

Molti pensano che l'allenamento della memoria e una buona organizzazione risolvano tutti questi problemi, ma non è così perché i supporti alla nostra memoria, nel mondo moderno, fanno una grande differenza. Tutti abbiamo una rubrica dei numeri di telefono, mettiamo in evidenza un oggetto da riparare o restituire, scriviamo promemoria da qualche parte. Scegliere e utilizzare correttamente questi strumenti di supporto alla memoria è un piccolo investimento per incrementare drasticamente la nostra produttività.

I sistemi cartacei, ai fini organizzativi, possono essere utili ma possono difficilmente rimediare alle inefficienze sopra citate. Innanzitutto anche i sistemi cartacei devono basarsi su una metodologia efficace, che li imposti correttamente e consenta di mantenerli utili nel tempo (ad esempio la Getting Things Done, o GTD), e in questo si rivelano normalmente più onerosi. Inoltre hanno una rigidità e una mancanza di ubiquità che sono ormai superate dalla tecnologia. Tuttavia, anche se i sistemi informatizzati vanno un po' più in là e sembrano semplici da reperire, affinché siano efficaci devono essere ben scelti e impostati.

Che requisiti deve principalmente avere un sistema informatizzato per costituire una buona scelta in termini organizzativi?
  1. Essere singolo. Più sistemi si utilizzano, più raramente li consultiamo, più onerosa ne diventa la manutenzione, meno regolari le registrazioni, meno affidabile la disponibilità. E' ammissibile avere più elenchi per contesti e necessità completamente distinte, se le necessità tecnologiche o organizzative lo impongono, ma bisogna cercare di ridurne al massimo il numero.
  2. Essere semplice. Dev'essere facile effettuare le annotazioni e le consultazioni devono essere comode e chiare.
  3. Essere veloce. La lentezza ci rende meno propensi alla registrazione e alla consultazione.
  4. Essere ubiquo. Lo stesso elenco dev'essere disponibile e sincronizzato su tutti i dispositivi sui quali è utile consultarlo o aggiornarlo.
  5. Essere sufficientemente flessibile relativamente a ricerche, raggruppamenti e ordinamenti.
  6. Essere un prodotto che promette di mantenersi tecnologicamente aggiornato, affidabile e funzionale per lungo tempo. Essere costretti a cambiare sistema può essere un duro colpo al nostro sistema organizzativo, oltre a una rilevante perdita di tempo.
  7. Se intendiamo utilizzarlo in collaborazione con altre persone, deve avere un sistema di protezione e riservatezza semplice ed efficace.

Esistono sistemi con queste caratteristiche? Beh, è difficile trovarne di completi, tuttavia esistono alcuni ottimi prodotti. Se per voi uno o più di questi requisiti è meno importante, avrete una scelta più ampia. Se le vostre esigenze sono molto contenute, anche alcuni file Excel ben organizzati possono fare al caso vostro.
Personalmente, in passato ho utilizzato ToodleDo – perché risponde a tutti i requisiti elencati – più alcuni file Excel per alcuni progetti che richiedevano una gestione separata. Successivamente ho sostituito ToodleDo con Evernote. Anche Nirvana sembra un'ottima alternativa. Spesso questi strumenti sono in inglese, però hanno interfacce molto semplici e dovrebbero risultare facilmente accessibili a tutti.

Un sistema con le caratteristiche elencate offre vantaggi che vanno ben al di là di quanto ci si possa normalmente aspettare (cioè promemoria automatici, disponibilità, flessibilità, rapidità):
  • Possiamo fare annotazioni ben classificate e con molta regolarità, quindi ritrovare tutto ciò che vogliamo ricordare.
  • Possiamo raggruppare e ordinare i promemoria nel modo che più si addice alle nostre esigenze di pianificazione.
  • Basandosi sulla completezza dei promemoria, la loro consultazione sarà più obiettiva e rapportata alle priorità globali. 
  • I promemoria sono disponibili nei contesti appropriati, anche se li abbiamo registrati in altri contesti.
  • Avere la possibilità di annotare subito ogni cosa che dobbiamo posticipare libera la mente dalla necessità di tenerla presente, permettendo di concentrarsi sulle attività pianificate.
  • Consultare spesso l'elenco dei promemoria più importanti permette di averli ben presenti quando si effettuano delle scelte o si è tentati di dedicare troppo tempo ad attività secondarie.
  • Possiamo evitare situazioni di panico, in cui l'accumularsi di cose da fare – magari dimenticanze – ci costringe alla fretta, nella paura di non essere più in grado di gestire tutto ordinatamente.
Una volta che abbiamo a disposizione un sistema che ci offre queste opportunità, dobbiamo solo dedicare un po' di tempo per impostarlo correttamente e utilizzarlo con regolarità.

In definitiva, un buon sistema informatizzato per la tenuta dei promemoria si rivela un investimento molto contenuto, in termini di tempo. Ma chiunque l'abbia sperimentato seriamente avrà notato un balzo di produttività e... della propria reputazione.

giovedì 24 maggio 2012

Le gesture di iPhone e iPad

Siamo tutti abituati, con l'iPhone e l'iPad, a passare da una foto all'altra con un semplice scorrimento orizzontale del dito o a scegliere un contatto con uno scorrimento verticale. Ma iPhone e iPad possono riconoscere altri gesti meno noti.
Escludendo gli ovvi gesti di scorrimento e zoom abbiamo altri due principali gruppi di gesture: lo zoom dello schermo e le gesture multitasking.

Zoom dello schermo (iPhone e iPad)
Le gesture relative allo zoom dello schermo sono attivabili dal menu Impostazioni-Generali-Accessibilità e si riferiscono alla possibilità di ingrandire e scorrere lo schermo in qualunque situazione. Occasionalmente - o per chi ha problemi di vista - uno zoom rapidamente attivabile può essere utile per vedere meglio alcuni dettagli.
  1. Attivare/disattivare lo zoom: toccare 2 volte con 3 dita.
  2. Spostare l'inquadratura durante lo zoom: scorrere 3 dita. Lo scorrimento con 1 dito durante lo zoom avrà ancora il significato originario di scorrimento all'interno dell'applicazione, invece che di scorrimento dell'intero schermo.
  3. Modificare l'ingrandimento: toccare 2 volte con tre dita. Sul secondo tocco, lasciare le dita sullo schermo e trascinarle su o giù.

Gesture multitasking (solo iPad)
A partire da iOS5, ma solo sull'iPad, sono disponibili tre nuovi gesti riferiti alle funzionalità multitasking, utilizzabili all'interno di qualunque applicazione e attivabili nelle impostazioni generali. Possono essere utili a chi utilizza spesso più applicazioni contemporaneamente.
  1. Tornare alla schermata iniziale: toccare con 4 o 5 dita e chiudere.
  2. Mostrare la barra multitasking: fare scorrere 4 o 5 dita verso l'alto.
  3. Scorrere tra le app attive: fare scorrere 4 o 5 dita a destra o a sinistra.

sabato 14 aprile 2012

Sincronizzare la classifica dei brani di Windows e iTunes utilizzando MP3 Rating Friend

Se volete sincronizzare la classifica dei brani di Windows e di iTunes una possibilità è utilizzare il programma MP3 Rating Friend (purtroppo in inglese, col sito in tedesco...). Tuttavia è opportuno conoscerne bene il comportamento, altrimenti rischiamo di non ottenere l'esito desiderato o di danneggiare i metadati della libreria.

Prima di procedere alla sincronizzazione dovete, dal programma, richiamare File>Import iTunes DB. Vi sarà presentata la lista dei brani con le classifiche di iTunes e di Windows.
Selezionando uno o più brani avrete due possibilità di sincronizzazione:

  1. Da iTunes a Windows (freccia verde verso destra). La classificazione verrà riportata nel file in Windows, ma utilizzando i tag specifici di iTunes. Windows 7 li riconosce e vedrete la classificazione in esplora risorse ma non si tratta di tag standard e, oltretutto, si tratta di più di un tag.
  2. Da Windows a iTunes (freccia verde verso sinistra). La classificazione sarà riportata nella libreria dei metadati di iTunes (C:\Users\Utente\Music\iTunes\iTunes Music Library.xml) . Questa è la soluzione che utilizzo io, impostando la classifica solo in Windows e sincronizzandola periodicamente verso iTunes.

Il programma consente anche di impostare direttamente la classifica (lato iTunes e/o lato Windows, col tasto destro sui rispettivi campi) del singolo brano. Sul lato Windows, viene impostato, nel file, il tag standard POPULARIMETER, riconosciuto da Windows.

Sincronizzare la classifica dei brani di Windows e iTunes

Se ti gira la testa, ci sono buone probabilità che tu abbia cercato il modo di sincronizzare la classificazione dei brani di Windows con quella di iTunes, o viceversa. Ti piacerebbe che la classificazione del brano risiedesse nel file, assieme agli altri attributi, ma iTunes sembra non pensarla allo stesso modo. Così, se classifichi il brano in Windows (o Windows Media Player), non troverai questa classifica in iTunes, e viceversa.

Il problema è che, per farci un piacere (mettiamola così...), iTunes non memorizza la classificazione dei brani nei tag ID3, come fa Windows, bensì nella propria libreria di metadati (C:\Users\Utente\Music\iTunes\iTunes Music Library.xml). Questo consente a più utenti di non litigare e classificare gli stessi brani diversamente, però impedisce al singolo utente di memorizzare la classificazione nel file audio.
Windows (o Windows Media Player, con l'opzione di classificazione globale), invece, memorizza la classificazione nei tag ID3 del brano, in particolare nel tag RATING WMP. Fortunatamente è in grado di leggere la classificazione da vari altri tag (POPULARIMETER, ad esempio). Se volete curiosare nei tag ID3 potete utilizzare, per esempio, Mp3Tag.

In Internet sembrano sprecarsi le soluzioni e i programmi, per risolvere questo problema, eppure non ho trovato nulla di affidabile e definitivo. Vi consiglio di verificare BENE il funzionamento dei programmi che sembrano risolvere il problema, prima di perdere o sovrascrivere i metadati della vostra libreria.

Al momento, quindi, vedo solo due possibili soluzioni:

  1. Memorizzare la valutazione del brano nei commenti, ad esempio inserendo rating=4. Questo dato sarà visibile sia a Windows che ad iTunes e possiamo utilizzarlo anche nelle playlist smart, con una o più regole sul contenuto del commento (es. contenente rating=4 o rating=5). Non è una soluzione elegante o comoda ma è affidabile.
  2. Utilizzare il programma MP3 Rating Friend (in inglese, col sito in tedesco...) con qualche accortezza. Il programma, infatti, nel passare la classifica da iTunes a Windows, utilizza i tag specifici di iTunes (e più di uno). Vedrete la valutazione in Windows ma non si tratta di tag standard. Se impostate la classifica nel programma stesso, invece, sarà utilizzato il tag standard POPULARIMETER. Se chiediamo, infine, di passare la classifica da Windows ad iTunes, i file mantengono la classificazione Windows e, se questa è la vostra esigenza, questa è la soluzione che fa per voi. Per inciso, è quella che utilizzo io, cioè imposto la classifica solo in Windows e periodicamente sincronizzo quella di iTunes.

domenica 1 aprile 2012

Trasferire file dal PC all'iPad con FileApp

FileApp è uno dei programmi per iPad/iPhone che consentono la portabilità dei file su questi dispositivi. Al momento è il mio preferito per semplicità, velocità, affidabilità, possibilità di lavorare senza connessione Internet e ottime prestazioni come visualizzatore dei documenti (anche a schermo intero). Ne esiste una versione gratuita - sufficiente in molti casi - e una versione pro (€ 3,99 in questo momento) - con maggiori funzionalità di organizzazione dei file dal dispositivo stesso.
A seguito del precedente post - relativo al trasferimento dei file da PC a iPad in generale - vediamo come si trasferiscono effettivamente i file su FileApp.


Trasferimento USB
Per il trasferimento via USB è opportuna l'abbinata con il programma DiskAid (in versione gratuita, o a pagamento per alcune funzionalità estese non necessarie per la copia di soli documenti), dello stesso produttore.
  1. Installare e avviare DiskAid, su PC.
  2. Connettere l'iPad via USB.
  3. In DiskAid, selezionare FileApp nella cartella Apps.
  4. Trasferire nella cartella di FileApp, col drag&drop da esplora risorse, i file e le cartelle desiderati.
DiskAid


Trasferimento wireless
Usando il trasferimento via wireless non è necessario alcun programma, oltre FileApp, ma è necessaria una connessione wireless che non abbia impedimenti da parte di antivirus/firewall/router.
Le seguenti istruzioni si riferiscono alla versione 3 di FileApp. Se avete ancora la versione 2 fate riferimento al precedente post.
  1. Aprire FileApp su iPad.
  2. Nella schermata principale, selezionare Wi-Fi sharing. Se la condivisione non è già attiva, attivarla con l'interruttore visualizzato. Verrà, quindi, mostrato l'indirizzo FTP della condivisione.
  3. FileApp Home FileApp Wi-Fi sharing
  4. In esplora risorse, su PC, inserire l'indirizzo FTP (composto da indirizzo IP e porta, ad esempio ftp://192.168.1.100:2121).
  5. Trasferire nella cartella di FileApp, col drag&drop da un'altra finestra di esplora risorse, i file e le cartelle desiderati.
    Esplora risorse

La connessione wireless di FileApp viene sospesa alla chiusura di FileApp.

Se preferite, sul sito del programma sono disponibili le istruzioni per connettere FileApp come unità di rete (in inglese). La connessione come unità di rete sembra più pratica tuttavia la consiglio solo ha chi ha buone conoscenze di reti in quanto può risultare problematica in varie configurazioni.

sabato 24 marzo 2012

Pubblicazione automatica di album fotografici con Picasa

Picasa è un programma estremamente utile, per la gestione delle proprie foto. Tra tutte le interessanti funzioni, tuttavia, quella che mi ha conquistato è la possibilità di pubblicare automaticamente i miei album fotografici e di mantenerli sincronizzati con la selezione effettuata sul PC.

Gli album di Picasa sono delle raccolte "virtuali" indipendenti dalle cartelle fisiche.
La creazione di un album è effettuabile in Picasa, sul proprio PC, ed è molto semplice. Si selezionano le anteprime di una cartella, si preme il tasto destro del mouse e si sceglie Aggiungi all'album > Nuovo album. L'operazione può essere ripetuta con altre foto (e video), anche in momenti successivi, senza creare un nuovo album ma scegliendo dall'elenco quello appena creato.
Dopo essersi assicurati di aver effettuato l'accesso a Google all'interno di Picasa (in alto a destra) avremo la possibilità di selezionare l'album creato e impostare il relativo flag di sincronizzazione in alto a destra.
Sincronizzazione album web
Basterà attendere e troveremo l'album nel nostro Picasa web album. Se siamo registrati su Google+ avremo lo stesso album disponibile anche in Google+.
Alla rimozione di foto dall'album in Picasa, esse saranno automaticamente rimosse anche dal web, ma non dalla cartella contenente le foto.

E' possibile impostare il flag di sincronizzazione direttamente nelle cartelle, tuttavia la creazione degli album consente di pubblicare in blocco una selezione delle foto (che normalmente sono più di quante possano interessare i nostri amici...) senza toccare la cartella originale.

Gli album saranno visualizzabili sul nostro Picasa web album ed, eventualmente, sul nostro Google+, ovviamente con opzioni di condivisione a nostra scelta (disponibili sul web).

Lo spazio di archiviazione sul web è attualmente illimitato per le immagini ridimensionate (max 2048x2048 pixel, ridimensionate automaticamente da Picasa per impostazione predefinita), oppure di almeno un 1 GB gratuito. Oltre questo limite, decisamente difficile da superare nell'uso amatoriale, è possibile acquistare ulteriore spazio. Per i video, i limiti per lo spazio illimitato sono di 15 minuti.

Infine, un'interessante funzione di Picasa è il riconoscimento dei volti. Se le persone della rubrica sono configurate per la sincronizzazione automatica col web, le foto pubblicate riporteranno automaticamente anche i relativi tag dei volti. Naturalmente è disponibile una gestione della privacy relativa ai tag.

Trasferimento Picasa su un altro PC

Prima o poi, per qualunque coscienzioso fan di Picasa, arriva il momento della fatidica domanda: ora che ho aggiunto le didascalie, ho creato i miei album con tanta fatica e li ho sincronizzati col web, cosa succede se cambio PC? Perdo tutto il lavoro?!?
Assolutamente no.

Partiamo dall'ipotesi che sappiate dove sono le vostre foto. Diversamente, il problema di conservare album e didascalie diventa un dettaglio insignificante...
Se foto e filmati trasferiti sul nuovo PC si trovano nella stessa posizione in cui erano nel precedente PC, potete successivamente copiare anche il database di Picasa (che in Windows 7 si trova in C:\Utenti\Utente\AppData\Local\Google\Picasa2 e C:\Utenti\Utente\AppData\Local\Google\Picasa2\Albums) nel nuovo PC, quindi reinstallate e avviate Picasa. Ritroverete tutto. Se il database si trovasse in una posizione diversa o volete copiarlo in una posizione diversa, prima di copiarlo avviate Picasa e specificate o verificate la posizione del database  di Picasa nel menu strumenti->altre funzioni->scegli il percorso del database, poi chiudete Picasa e copiate l'intero database nella nuova posizione sovrascrivendo quello (vuoto) esistente.

Se non potete o non avete voglia di trasferire il database di Picasa o avete spostato le foto in un'altra posizione, non c'è comunque problema. Avviando Picasa ritroverete quasi tutto per un semplice motivo: Picasa conserva molte delle informazioni nelle foto stesse e nel file nascosto .picasa.ini, che ha creato in ciascuna cartella contenente foto/filmati cui è stata attribuita una qualche "lavorazione". Il database di Picasa sarà quindi ricostruito automaticamente con una nuova scansione delle cartelle.
In particolare, cosa si salva?
  • Album e foto speciali. Le informazioni relative agli album e i contrassegni delle foto speciali sono salvati nel file .picasa.ini.
  • Didascalie e tag. Le didascalie e i tag sono salvati nelle informazioni IPCT delle immagini jpeg e tiff. Per i formati che non supportano IPCT, le informazioni sono salvate nel file .picasa.ini.
  • Luoghi. La località viene salvata nelle informazioni EXIF delle immagini jpeg e tiff. Per i formati che non supportano EXIF, le informazioni sono salvate nel file .picasa.ini.
  • Riconoscimento volti. Se da Picasa abbiamo eseguito il login di Google e ciascun contatto è sincronizzato con i contatti web, avremo salvo anche il riconoscimento volti. Le associazioni ai contatti sono salvate nel file .picasa.ini. I nominativi sono salvati nel file C:\Users\User\AppData\Local\Google\Picasa2\contacts\contacts.xml, che viene ricostruito con i nominativi sincronizzati col web.
  • Modifiche alle foto. Le modifiche non salvate sono registrate nel file .picasa.ini. Quando effettuiamo il salvataggio della foto l'originale viene salvato nella cartella nascosta .picasaoriginals (all'interno delle cartella che contiene la foto modificata).
  • Foto sul web. Ovviamente le foto sul web continuano a rimanere dove sono: sul web!
Al di fuori del precedente elenco, il resto potrebbe non essere conservato. Aspettatevi di perdere almeno
  • Il flag di sincronizzazione col Web, che ritorna a disattivo con la nuova installazione. Sarà sufficiente riattivarlo, per ciascun album/cartella. Le foto esistenti sul web non si perdono, col flag disattivato. All'attivazione del flag, semplicemente le foto potrebbero essere ricaricate con le impostazioni di caricamento della nuova installazione di Picasa. Prima di riattivare il flag, assicuratevi che le opzioni di caricamento siano quelle desiderate.
  • I nominativi, in assenza di login su google o contatti non sincronizzati con la rubrica web. Tuttavia, i nominativi sono salvati nel file C:\Users\User\AppData\Local\Google\Picasa2\contacts\contacts.xml. Per evitare di perdere i nominativi non sincronizzati basterà dunque fare una copia di questo file e ripristinarlo sulla nuova installazione. La riassociazione automatica dei nominativi potrebbe richiedere del tempo.

sabato 18 febbraio 2012

Classificazione dei file musicali

Quando si tratta di selezionare la musica da riprodurre, abbiamo varie possibilità: possiamo scegliere il genere, l'artista, una lista di riproduzione e così via. Tuttavia io sono il solito sofisticato e ho presto scoperto che questo tipo di selezione non mi soddisfaceva, non mi consentiva di ascoltare musica appropriata al momento. Magari mi piace uno specifico artista ma vorrei ascoltarne solo alcuni brani. Oppure vorrei ascoltare musica tranquilla indipendentemente dal genere. Ovviamente posso creare delle playlist (liste d'ascolto) per varie situazioni, ma questo mi impone di aggiornarle manualmente, invece vorrei un criterio per creare automaticamente queste playlist (ad esempio sfruttando le playlist smart di iTunes). E fortunatamente ho scoperto di non essere l'unico ad avere questo problema.

Il modo classico di associare i brani musicali è l'attribuzione del genere musicale. I generi musicali sono moltissimi. Spesso è possibile attribuire più generi a ciascun brano ma in molti casi quest'attribuzione è difficile e discutibile. Il risultato è che selezionando la musica per genere rimaniamo spesso insoddisfatti, sia perché non è proprio la musica che volevamo ascoltare, sia perché sono rimasti esclusi altri generi che avremmo ascoltato volentieri.

Un modo alternativo di classificare la musica in voga negli ultimi anni è la classificazione per umore. In pratica si associa il brano a un particolare umore, o più di un umore. Quando scegliamo la musica da ascoltare otteniamo, quindi, una selezione più precisa perché è adeguata al nostro umore del momento, indipendentemente dall'artista o dal genere. Alcuni esempi di riproduzione per umore sono musicovery e stereomood.
L'umore, però, è un attributo non standardizzato e non diffusamente utilizzato. Quindi ne esistono varie interpretazioni. Il programma Moody, per esempio, definisce due dimensioni dell'umore: triste-felice e  calmo-intenso. Attribuendo questi due valori a ciascun brano potremo selezionare brani energici e positivi, o brani adatti a un momento malinconico. Altri software o siti, invece, hanno definizioni più varie e dettagliate.

Anche il concetto di umore, però, potrebbe non tenere conto del contesto. A parità di umore, la musica che vogliamo sentire da soli può essere diversa da quella che vogliamo ascoltare in compagnia di altri. Molte definizioni dell'umore, infatti, in realtà includono implicitamente il concetto di contesto.

Io ho quindi deciso di utilizzare un concetto che chiamo tono. Un tono definisce una combinazione di genere, umore e contesto. Ovviamente è possibile avere molte definizioni di tono. Alcuni toni definiti nella mia libreria sono, ad esempio: party, calm, cool, easy, energy, revival, sweet. Un brano può corrispondere a più toni, ma i toni tendono a non essere molti, per le proprie esigenze, e sono abbastanza semplici da attribuire. Selezionando la musica per tono otterremo ovviamente proprio la musica che abbiamo attribuito a quel tono, quindi si adatta certamente al nostro momento d'ascolto.
Ovviamente il tono è una mia personale definizione, quindi non esistono attributi "ufficiali". Io inserisco il tono nel campo gruppo ma un'altro campo generalmente libero è categoria.
Una volta attribuiti i toni - purtroppo manualmente - in iTunes si possono creare alcune semplici playlist smart basate sul tono.

mercoledì 1 febbraio 2012

Trasferire foto dal PC all'iPhone/iPad con iTunes

Naturalmente esistono vari modi, per trasferire le foto da PC ad iPhone e iPad. Voglio descrivere il metodo che ho scelto io perchè mi consente al tempo stesso di:
  • controllare precisamente quali foto saranno disponibili sul dispositivo;
  • utilizzare il programma predefinito Immagini, su iPhone/iPad, che trovo ben fatto;
  • utilizzare semplicemente una cartella su PC per contenere le foto da rendere disponibili sul dispositivo.
Molto semplicemente ho creato una cartella specifica su PC per contenere le foto da trasferire. In questa cartella copio tutte le foto che voglio, raggruppate in sottocartelle. Ogni sottocartella corrisponderà a un album, sul dispositivo.
Per impostare la sincronizzazione automatica di queste foto con quelle su iPhone/iPad:
  1. In iTunes, selezionare il dispositivo.
  2. Selezionare il menu "foto".
  3. Selezionare "sincronizza foto da".
  4. Selezionare la cartella predisposta.
Stessa operazione per ogni altro iDispositivo, ma facendo riferimento sempre alla stessa cartella (o, ovviamente, una diversa, se volete caricare foto diverse sui vari dispositivi).

foto iTunes
Eseguita la sincronizzazione, nell'App Immagini troverete gli album impostati. Ogni volta che vorrete selezionare delle foto per iPhone/iPad vi basterà copiarle nella cartella che avete predisposto e saranno disponibili su iPhone/iPad alla prossima sincronizzazione.

sabato 21 gennaio 2012

Trasferire file dal PC all'iPad con FileApp versione 2

Questo post si riferisce alla versione 2 di FileApp. Se avete già eseguito l'aggiornamento alla versione 3, fate riferimento al post più recente.

FileApp è uno dei programmi per iPad/iPhone che consentono la portabilità dei file su questi dispositivi. Al momento è il mio preferito per semplicità, velocità, affidabilità, possibilità di lavorare senza connessione Internet e ottime prestazioni come visualizzatore dei documenti (anche a schermo intero). Ne esiste una versione gratuita - sufficiente in molti casi - e una versione pro (€ 3,99 in questo momento) - con maggiori funzionalità di organizzazione dei file dal dispositivo stesso.
A seguito del precedente post - relativo al trasferimento dei file da PC a iPad in generale - vediamo come si trasferiscono effettivamente i file su FileApp (versione 2).


Trasferimento USB
Per il trasferimento via USB è opportuna l'abbinata con il programma DiskAid (in versione gratuita, o a pagamento per alcune funzionalità estese non necessarie per la copia di soli documenti), dello stesso produttore.
  1. Installare e avviare DiskAid, su PC.
  2. Connettere l'iPad via USB.
  3. In DiskAid, selezionare FileApp nella cartella Apps.
  4. Trasferire nella cartella di FileApp, col drag&drop da esplora risorse, i file e le cartelle desiderati.
DiskAid


Trasferimento wireless
Usando il trasferimento via wireless non è necessario alcun programma, oltre FileApp, ma è necessaria una connessione wireless che non abbia impedimenti da parte di antivirus/firewall/router.
  1. Aprire FileApp su iPad.
  2. Selezionare l'icona della condivisione in alto a destra (la seconda da sinistra).
  3. Selezionare WiFi. Verrà mostrato l'indirizzo FTP della condivisione.
    FileApp Wi-Fi sharing
  4. Inserire l'indirizzo FTP (es. ftp://192.168.1.100:2121) in esplora risorse, su PC.
  5. Trasferire nella cartella di FileApp, col drag&drop da un'altra finestra di esplora risorse, i file e le cartelle desiderati.
    Esplora risorse

La connessione wireless di FileApp viene chiusa alla chiusura della finestra di connessione di FileApp. Può essere mantenuta attiva con l'opportuna impostazione in configurazione (Keep sharing active once enabled).

mercoledì 18 gennaio 2012

Trasferire file dal PC all'iPad

La seconda domanda che si pone chi ha appena acquistato un iPad è: come ci copio i miei file?
Chi si aspettava qualcosa di simile al PC dovrà rivedere quel che già sognava, però non tutto è perduto. l'iPad è... diverso!

L'iPad non dispone di un file system "comune". Ogni applicazione ha uno spazio separato, diciamo una cartella riservata all'applicazione. La maggior parte delle applicazioni non la mostrano all'utente, mentre alcune, specializzate proprio in qualche tipo di gestione dei file (come i word processor, ad esempio) mostrano la cartella riservata. Il modo di mostrare questa cartella riservata, poi, dipende dall'applicazione e può essere la classica modalità cartelle/sottocartelle o qualcosa di più semplificato (come gli album di foto, ad esempio).

Quindi possiamo accedere solo alle cartelle di alcune applicazioni. In che modo? Cominciate a dimenticare iTunes. Sfortunatamente è talmente primitivo, per la gestione dei file, che non si riesce a immaginare cosa avesse in mente Apple. O meglio, è ovvio che avesse in mente una gestione interamente cloud ma per il momento la situazione nuvola è... diciamo... un po' fluida.
La soluzione definitiva non c'è ma di seguito espongo quelle che sono a mio avviso più appetibili.


Utilizzando la "nuvola"
La prima soluzione alla quale ci si rivolge è normalmente DropBox, uno spazio gratuito (fino ai 2GB) in cui copiare i file che vogliamo condividere tra i dispositivi. Si scarica un semplice programma client che mette a disposizione una cartella sul PC. Copiando i file in questa cartella, essi vengono automaticamente sincronizzati con lo spazio sul web e da lì verso tutte le app che vi accedono (inclusa, ovviamente, l'eventuale app DropBox). DropBox ha moltissimi vantaggi (incluso il fatto che è utilizzabile per la condivisione di file con altri utenti, anche non registrati) e non a caso è attualmente la soluzione più popolare. Tuttavia ha un difettuccio che affligge chiunque utilizzi DropBox in modo esteso con un dispositivo mobile: è necessaria la connessione Internet. Se sull'iPad volete accedere ai file mentre siete off-line potete marcarli come preferiti, e quindi conservarli in locale, ma quando si parla di molti file e cartelle, la situazione si fa ingestibile ed è matematico che non avrete accesso ai vostri file proprio nella riunione in cui dovete averli a portata di mano.
Una seconda soluzione è SugarSync, con maggiori funzionalità di DropBox ma più macchinoso, perlomeno nelle fasi iniziali. Una volta che avrete preso confidenza con la sua interfaccia, SugarSync mette a disposizione molte funzionalità di condivisione e consente la sincronizzazione effettiva sull'iPad, quindi consentendo di lavorare off-line.
Personalmente, anche se per molti queste due soluzioni possono essere adeguate, non uso nè DropBox nè SugarSync. Le difficoltà di usare DropBox off-line lo rendono lento e poco gestibile. SugarSync, invece, è intollerabilmente pieno di bachi. Nel mio caso sono stato fermato dall'impossibilità di visualizzare alcuni file Word (normalmente visualizzati da altre app) ma c'è il forum pieno di gente che ha avuto sorprese di ogni genere. Insomma, una buona idea (che tengo installata e cui forse darò un'altra chanche in un lontano futuro) ma troppo inaffidabile. Se volete sperimentare SugarSync dedicate tempo a provarlo prima MOLTO bene (nota del 5-1-2014: attualmente l'App sembra parecchio migliorata, riguardo l'affidabilità, ed è diventata la mia prima scelta).


Trasferimento diretto
Il trasferimento diretto dei file, come ci si aspetterebbe trasferendo i file da una cartella all'altra del PC, è fortunatamente possibile tramite app specifiche. Esistono moltissime soluzioni, dai meccanismi simili, e mi soffermo a citare quella che ho scelto io: FileApp, di cui esiste la versione Pro (della quale si può fare a meno, volendo) a pochi euro.
In abbinata al programma DiskAid (in versione gratuita o a pagamento) potrete copiare i file utilizzando l'USB. Se disponete del wireless, attivate la condivisione in FileApp e potrete trasferire i file via FTP. Quest'ultimo metodo è comodissimo perché basta inserire in esplora risorse l'indirizzo specificato da FileApp (es. ftp://192.168.1.101:2121) e vedrete la cartella di FileApp come una normale cartella del vostro PC. Trovate qui ulteriori istruzioni.
FileApp è semplice, veloce, affidabile e ha un ottimo visualizzatore (PDF, Word e quant'altro) anche a schermo intero.


Ma se volessimo copiare i file dall'iPad? Beh, ovviamente è possibile con gli stessi sistemi sopra citati ma probabilmente troverete spesso più comodo semplicemente inviarveli via e-mail, che normalmente è una funzione di facile accesso da qualunque editor.

Dimenticavo... La risposta alla prima domanda ("ma non è che ho comprato un grosso iPhone?") è... tranquilli! Non è quello che vi aspettavate ma non ne farete più a meno.

domenica 15 gennaio 2012

La gestione delle note (gennaio 2012)

Considerate le evoluzioni dei servizi disponibili, questo post è superato. Fate riferimento all'analogo post più recente.

Uno dei principali problemi che affronto nella mia "esperienza digitale" è la tenuta delle note. Lista della spesa, cose da fare, dati che voglio portare sempre con me e così via. Quindi il mio primo post è dedicato a come ho risolto al momento questo dilemma.

Personalmente, ho da gestire:
  • note temporanee (idee, dati o annotazioni veloci, promemoria)
  • note itineranti (annotazioni o dati da avere con me mentre sono fuori casa, come la classica lista della spesa)
  • note "strutturate" (registrazioni Internet, contabilità, informazioni di varia natura e così via)
  • attività di progetto (cose da fare collegate a specifici progetti, eventualmente da organizzare per gruppi o priorità)

Le attività di progetto dipendono molto dalle attività specifiche. Possono essere gestite con semplici file Excel o avere bisogno di programmi più o meno complessi. Io sviluppo software individualmente, quindi un file di Excel ben strutturato per ogni cliente, con tutte le cose da fare di tutti i progetti del cliente, è sufficiente.

Riguardo le note che costituiscono "file" rimango dell'idea che il file system, ben organizzato, sia ancora la cosa migliore, se non altro perché rende disponibile una grande quantità di dati in modo affidabile e nel tempo. I vari servizi di cloud possono andar bene per alcune esigenze specifiche ma non credo possano sostituire in velocità, praticità e longevità il file system (in tutte le sue mille varianti di gestione che costituiscono un tema dedicato). Con l'avvento dei tablet sono nate molte applicazioni "cloud". Tra quelle che ho provato, credo che la più affidabile e completa per la gestione delle note più o meno complesse, escludendo le applicazioni esclusivamente on-line, sia Evernote. Supporta vari dispositivi mobili, anche se richiede un abbonamento per un utilizzo che non sia banale. Purtroppo non mi convince ancora per quello che riguarda l'usabilità quindi non abbandono il file system.

In passato affidavo note minute e promemoria ad alcuni file di testo su PC e i dati "itineranti" a Google Tasks. Tuttavia i file di testo sono decisamente superati, vista l'abbondanza di programmi che possono sostituirli. Google Tasks, invece, è molto limitato; per piccole liste può essere ok, ma per il resto credo sia un'occasione perduta del re del web.
Evernote si è rivelato completamente inutilizzabile nel mio caso (l'interfaccia è troppo dispersiva per i promemoria e le note "minute"), quindi, dopo lunga ricerca sono approdato a ToodleDo, in cui ho fatto confluire tutti i promemoria (più tutte le note temporanee o "itineranti"), ad esclusione di alcuni progetti specifici, gestiti a parte con file di Excel. ToodleDo ha un'ottima e veloce interfaccia on-line e supporta vari dispositivi mobili. Mi spaventava la mancanza di un client (anche ne se esistono di terze parti e credo ne sia prevista la realizzazione futura anche da parte del team di ToodleDo) ma l'interfaccia on-line è quasi da client, la disponibilità dei dati sincronizzati sui dispositivi mobili ne assicura la disponibilità in assenza di connessione e le varie opzioni di esportazione ne assicurano la disponibilità nel tempo.
Ma la cosa che forse mi ha più convinto è che ToodleDo è pensato per chi è abituato a utilizzare la metodologia GTD (Getting Things Done). Che siate o no dei fan di questa metodologia, questo assicura comunque che lo strumento non sia solo un contenitore di note ma sia seriamente impostato per gestirle (contesti, ricerche personalizzate, priorità e quant'altro).

Cominciamo

Se gli smartphone sono stati una rivelazione, se tieni i tuoi appunti sul PC, se il cloud ti affascina ma stai ancora decidendo cosa affidargli e se, potendo, digitalizzeresti il collega, vuol dire che conosci le opportunità del digitale. Ma come power user conosci le insidie e la frammentarietà di questo magico mondo.
Come sincronizzo i miei dispositivi? Mi conviene virtualizzare? Come gestisco i miei bookmark?
La quotidianità nell'uso degli strumenti informatici diventa anche la quotidianità della ricerca di soluzioni, dell'affinamento dei propri strumenti, delle domande che poste vent'anni fa ti avrebbero fatto passare per un alieno (e che comunque oggi non ti conviene porre all'happy hour...), delle risposte virtuali che migliorano di giorno in giorno la tua vita reale.
Se faresti a meno di questi nuovi utensili solo su una spiaggia hawaiana (e non ne sei nemmeno tanto sicuro), ecco alcune mie esperienze di quotidianità digitale.