martedì 21 marzo 2017

La mia esperienza con le soluzioni professionali di gestione attività e progetti

Attualmente sono disponibili sul mercato parecchie soluzioni di gestione attività, che vanno dalla semplice gestione e condivisione dei promemoria alla più complessa pianificazione.

Districarsi in questo mondo, però, non è facile, perché le soluzioni sono tantissime e ciascuna di esse si basa su parecchi compromessi, non sempre evidenti in fase di prova e di cui non è raro accorgersi solo dopo che abbiamo cominciato ad inserire parecchi dati. Poi, passare da una soluzione ad un'altra non è mai semplice (o possibile) come viene prospettato.

In questo post non ci sono elenchi e prove comparative, bensì la mia personale esperienza nella scelta di questo strumento. I miei criteri di scelta erano la possibilità di utilizzare lo strumento sia a livello di produttività individuale che a livello di gestione di gruppi di lavoro, la disponibilità di applicazioni per cellulare e tablet, una buona dotazione di funzionalità in merito alla gestione di attività e progetti.

Essenzialmente, ho valutato varie fasce di prodotto, scartando ovviamente subito gli estremi, cioè i programmi che costituiscono dei semplici elenchi di note (che comunque sconsiglio a chiunque abbia intenzione di gestire i promemoria abitualmente) e i software esclusivamente dedicati all'ambito enterprise (ERP e similari):
  1. Fascia bassa. Queste applicazioni sono pensate sia per un utilizzo personale sia, accettandone la semplificazione, per la condivisione a livello di gruppi di lavoro. Gli elenchi di attività sono un po' più strutturati e/o configurabili rispetto ai programmi di base e, a seconda del piano scelto, è possibile fare un minimo di gestione progetti e pianificazione. In questa categoria rientrano una grandissima quantità di nomi (tra i miei preferiti: ToodleDo, Asana, Nirvana). In molti casi, esiste una versione gratuita non troppo limitata e le versioni a pagamento o le estensioni offrono alcune funzionalità di fascia superiore.
  2. Fascia media. Questa categoria professionale, ampiamente popolata di grandi nomi (tra cui Targetprocess, Wrike, Jira), nasce per coprire anche le esigenze aziendali ed è quella che prospetta maggiore longevità, potenza e flessibilità. Sono generalmente disponibili funzioni di gestione delle autorizzazioni, di pianificazione, di monitoraggio dell'attività del gruppo, di gestione di scadenze e rilasci, di ricerche/filtri avanzati e così via. Questa categoria la riconoscete facilmente perché ha un costo, spesso non basso. Anche se, a volte, esistono versioni gratuite, esse sono generalmente troppo limitate, soprattutto se intendete utilizzarle a livello collaborativo. L'esborso dipenderà dalle funzionalità che volete includere, dato che tutte le soluzioni prevedono più piani, ma preparatevi a spendere qualcosa.
  3. Fascia alta. Esiste infine una categoria di soluzioni nata per risolvere i problemi di pianificazione fino ad alti livelli di complessità (Microsoft Project, Teamworkprojects, LiquidPlanner, ecc.). Si tratta di soluzioni relativamente costose che, per un utilizzo efficace, richiedono un discreto livello di approfondimento. In alcuni casi, i prodotti di fascia media arrivano, col piano più costoso, a coprire sufficientemente anche questa fascia.
Ho personalmente sperimentato parecchio con applicazioni di fascia bassa, essenzialmente al fine di avere a disposizione una soluzione gratuita o economica ma, alla fine, per uno strumento valido e sufficientemente completo bisogna salire di categoria, essenzialmente per due motivi: le funzionalità troppo semplificate - che presto rivelano i loro limiti nei casi reali - e l'impostazione del prodotto che raramente evolve in modo significativo nel tempo (rendendo quindi poco attraente l'idea di farcirlo coi propri dati, partendo già con troppi compromessi).

Viceversa, ho scartato la fascia delle applicazioni più sofisticate, essenzialmente per il costo eccessivo rispetto alle esigenze.

La mia ricerca nell'ambito delle soluzioni professionali ha quindi presto preso una strada molto precisa nella fascia media: Wrike o Targetprocess. Una menzione speciale va a LiquidPlanner, ma l'ho scartato per l'alto costo e un'interfaccia utente che non mi convinceva pienamente.

Wrike è una soluzione piuttosto completa e ha molte caratteristiche non sempre presenti nella concorrenza: gestione gerarchica di progetti/attività, semplicità di uso e di interfaccia, ottime applicazioni su tablet e smartphone, buona configurabilità.

Le due limitazioni più importanti di Wrike sono il costo e la gestione dei progetti. I piani poco flessibili: scartando la soluzione gratuita, si parte da $49/mese ($9,80/mese/utente pubblicizzati, ma si è in realtà obbligati a partire da 5 utenti e a salire di 5 utenti per volta). La gestione dei progetti, invece, è un po' povera; la gestione gerarchica è molto flessibile ma per il resto c'è decisamente di meglio. L'applicazione è prevalentemente focalizzata sulla gestione delle attività.

Targetprocess è disorientante, in un primo momento. Esso adotta un modello di tipizzazione di progetti e attività più complesso di altri programmi - ed è orientato di base allo sviluppo software - ma le possibilità di configurazione hanno un livello di potenza nettamente superiore alla concorrenza. Così tanto, da sembrare troppo complesso. Se non ci si fa spaventare e si ha la pazienza di muovere i primi passi ci si accorge di avere per le mani uno strumento progettato con estrema cura, realmente pensato per la gestione dei processi (anche al di fuori dello sviluppo software) e la loro pianificazione. Appena abituati, diventa comunque semplice da utilizzare. L'applicazione smartphone non eccelle ma, in effetti, si tratta di uno strumento che da il suo meglio su schermi un po' più grandi. Il supporto è eccellente (in inglese) e nettamente più competente rispetto a Wrike. Più costoso di Wrike ($20/mese/utente) ma tariffazione più flessibile, per singolo utente.

Tra i due, la scelta - dibattuta - è caduta su Wrike essenzialmente per due motivi; temevo che la lingua inglese e l'alta configurabilità e versatilità di Targetprocess avrebbero disorientato gli utenti, completamente a digiuno di questo tipo di strumenti. Si tratta di difetti superabili ma l'impatto percepito era già alto e il rifiuto psicologico non era il miglior modo di cominciare. Inoltre, anche se era un punto ovviabile, ero affascinato dalla flessibilità gerarchica di Wrike e un po' spaventato dalla rigidità gerarchica di Targetprocess.

L'adozione di Wrike è stata non solo semplice, ma addirittura piacevole. L'interfaccia è davvero pratica e gradevole, tranne piccoli difetti che si incontrano in qualunque prodotto, e le applicazioni tablet/smartphone sono comodissime da utilizzare. L'adozione da parte degli utenti era agevolata dall'ottima interfaccia e da concetti semplici. Per contro, la mancanza di una vera sintassi per le ricerche avanzate ha fatto sentire la sua mancanza, così come una modesta configurabilità e l'assenza di qualunque forma di formattazione condizionale (ad esempio l'evidenziazione automatica di determinate attività). Inoltre, sono rimasto deluso dalla gestione dei progetti da un punto di vista complessivo.

Credo che Wrike avrebbe comunque potuto essere un discreto strumento, tuttavia, nel caso specifico, ho presto desiderato una maggior integrazione con i dati aziendali (campi personalizzati con logiche di numerazione particolari, collegamento a cartelle esterne e così via). Avendo competenze di sviluppo software - nonostante Wrike prevedesse la possibilità di estensioni personalizzate - ho scelto di realizzare un'applicazione specifica con Zoho Creator, il quale, oltre a consentire la gestione di attività e progetti, poteva integrare molti altri dati e risolvere altre esigenze. Wrike è stato abbandonato e, per l'ennesima volta, mi sono trovato con un grosso elenco esportato da reinserire nel nuovo sistema. Wrike ha un'ottima funzione di esportazione, tuttavia ho preferito un reinserimento manuale (e ragionato) dei dati nel nuovo sistema. La possibilità di esportare da un sistema e caricare automaticamente in un altro, per questa categoria di prodotti, è una possibilità teoricamente normalmente possibile ma che, a dire il vero, si è sempre rivelata sconveniente, in special modo perché spesso i due sistemi non adottano gli stessi paradigmi.

Col senno di poi, tra Wrike e Targetprocess sceglierei Targetprocess senza alcun dubbio. Sono convinto che affrontare eventuali reticenze sia ampiamente ripagato dalla flessibilità e dalla longevità dello strumento nel tempo. Non dimentichiamo che noi - ed eventualmente altri - dovremo investire del tempo, per la configurazione e l'adozione di questi strumenti, ed è meglio fare quest'investimento su uno strumento che possa accompagnarci nella crescita delle esigenze.

giovedì 23 febbraio 2017

Ecco perché sono, ahimè, passato da Outlook a eM Client...

Outlook è per me sempre stato il riferimento per la posta elettronica, lavorando principalmente con strumenti Microsoft ed essendo stato un fan di Microsoft. In passato ho valutato alcune alternative, ma senza convinzione e senza che mi convincessero.

Negli ultimi anni, tuttavia, mi sono reso conto che Outlook è rimasto fermo al palo. Di versione in versione mi aspettavo un vero e proprio ammodernamento, ma questo non è mai arrivato. Finché non ce l'ho più fatta. Non posso più sopportare, nel 2017, di avere un'unica cartella di posta in ingresso sul telefono e avere una moltitudine di account IMAP in Outlook da controllare singolarmente, considerato anche che esistono parecchi client di posta gratuiti con la InBox unificata. Microsoft, mi stai ancora simpatica, ma così non va bene.

Ho quindi realizzato, come quando si fa due più due dopo essere stati fregati, che di cose che stavo sopportando, in Outlook ce n'erano non una ma parecchie, spesso da me (complice) aggirate con le macro. In sintesi, Outlook è fuori dal mondo: gestisce i calendari non Microsoft in sola lettura, avrei aneddoti sulle cartelle IMAP con Outlook da dedicarci un blog intero, per gestire i contatti senza perdere e duplicare niente serve un giocoliere, e così via.

Per un pignolo come me, però, le alternative non sono poi così tante come possono sembrare e mi sono ritrovato a scartare tutte le alternative gratuite. Non vi annoio con i dettagli perché il web è pieno di recensioni e confronti al riguardo. Sono infine approdato a eM Client (il sito è in inglese ma il programma è anche in italiano). Mi ha stra-convinto mi ha portato a sborsare i 25 euro richiesti, che non sono un'esagerazione, considerando anche che i prezzi scendono già dalla seconda licenza o con gli aggiornamenti.

Che fa di bello eM Client? Fa il client di posta come si deve, razionalmente e aperto al mondo. In particolare:
  • L'interfaccia è molto semplice e chiara. Un po' spartana ma pulita e adeguata. La visualizzazione dei messaggi è sufficientemente configurabile, in termini di dati visualizzati e anteprime.
  • La gestione degli account IMAP (che sono i più rognosetti, per certi versi) funziona a meraviglia.
  • Finalmente una singola casella della posta in arrivo, dopo non so quanti anni che l'ho attesa, invano, in Outlook.
  • La gestione dei calendari è esattamente come dovrebbe essere. L'interfaccia è chiara e la trasparenza su quali calendari sono connessi e visualizzati è assoluta. In sintesi, vedo e aggiorno i calendari che voglio, in un'unica schermata. Questo mi ha consentito di passare al calendario di Google col pieno supporto anche nel client di posta.
  • Infine, l'ottima gestione dei contatti. L'interfaccia, in questo caso, è parecchio più rigida e spartana di quanto è possibile avere con Outlook, tuttavia il fatto di avere il totale controllo di quali contatti sono presenti in quale account è impagabile. Outlook, per i contatti è un disastro (a meno di non mantenerli esclusivamente in locale, cosa ormai un po' anacronistica), soprattutto se si è possessori di un telefono non Microsoft (come la quasi totalità del mondo). Ora tengo tutti i contatti in Google, non ho più duplicati o cancellazioni inspiegabili e... posso finalmente, dopo tanti anni di sincronizzazione con Outlook.com, tornare a utilizzare i gruppi e le liste di distribuzione senza perderli al cambio di PC o telefono.





Naturalmente, qualche difetto c'è. Principalmente, questi sono quelli che ho riscontrato:
  • La formattazione condizionale, ampiamente disponibile in Outlook, è praticamente inesistente.
  • Non esiste un sistema di macro. La potenza del VBA di Outlook è senza paragoni.
  • La personalizzazione è un po' carente. Se ne sente la mancanza soprattutto per la barra dei menu e per la visualizzazione dei contatti come biglietto da visita.
  • Riscontro frequenti avvisi di errori di sincronizzazione, in IMAP, che non sono dei veri errori ma di fatto si traducono in semplici ritardi. Sembra quindi risolversi tutto in un problema solo "estetico" e probabilmente collegato al fatto che ho molti account e che per ognuno di essi chiedo che siano scaricati subito i contenuti per l'uso off-line (l'opzione non è predefinita, ma è opportuno impostarla almeno per evitare i ritardi delle anteprime). Una bazzecola, rispetto alle avventure con l'IMAP in Outlook.
In conclusione, i pochi difetti che ho riscontrato sono di gran lunga ricompensati e, almeno nel mio caso, ho stabilito di potermene tranquillamente fare una ragione. Brava eM Client. Ottimo lavoro!

lunedì 20 febbraio 2017

Ricominciamo

Purtroppo, ho dovuto interrompere il blog per tre anni. Chi mi conosce personalmente sa che una coincidenza di eventi mi ha reso impossibile essere presente su queste pagine.

Continuo, però, a pormi domande sulle nuove opportunità digitali e a migliorare il mio modo di sfruttare gli strumenti informatici più tradizionali. Non vedo l'ora di proporvi risposte e soluzioni.

Si può ricominciare.

mercoledì 5 marzo 2014

Interessanti, i convertibili, ma servono?

Di recente, per un lungo viaggio, ho avuto la necessità di viaggiare il più leggero possibile, pur con l'esigenza di disporre della maggior parte del mio armamentario software e preparato ad affrontare diverse situazioni di utilizzo. Viste le recenti novità in fatto di PC convertibili - che promettono le funzionalità di un PC con la possibilità di utilizzo come tablet - ho seriamente considerato l'acquisto di uno di questi gioiellini. Ma, come molti, ero perplesso sulla praticità di questo strumento e, soprattutto, quanto l'avrei poi effettivamente sfruttato al mio ritorno.

Dopo aver visionato alcuni di questi oggetti, anche al top della categoria, mi sono subito reso conto che non reggevano il confronto con gli ultrabook, cioè quei PC portatili particolarmente adatti alla mobilità. Un buon ultrabook di pari caratteristiche o prezzo offre quasi sempre una qualità superiore (minor spessore, miglior tastiera, maggiore autonomia, ecc.). Questa considerazione non sorprende, sapendo che i convertibili sono necessariamente più sofisticati e costosi, tuttavia mi sono reso conto che il compromesso è tangibile. Per avere la possibilità di usarlo come tablet, si deve accettare qualcosa che è "un po' meno" di un equivalente ultrabook.

Il confronto con i tablet, invece, è semplicemente impietoso. Si parte con la consapevolezza che stiamo cercando un PC - sottile e leggero - che possa darci il tablet all'evenienza, quindi accettando da subito un pesante compromesso. Pertanto, in prima battuta, non ci stupiamo troppo per il peso e l'ingombro. Anzi, sembra proprio di poterci convivere. Ma, se frenate per qualche giorno (o forse anche solo per qualche ora) l'impulso all'acquisto di quell'oggetto che vostra moglie già guarda di traverso, realizzerete che come tablet non lo utilizzerete praticamente MAI. Dopo soli dieci minuti diventa insopportabilmente pesante e ingombrante, senza contare che la sua trasformazione in tablet spesso non è così pratica come sembrava. Lo utilizzerete come tablet in aereo? Mooolto difficile. Lo utilizzerete in treno? Forse. Lo utilizzerete in riunione? Solo se non avete niente di meglio. Lo utilizzerete per leggere, magari sdraiati? Assolutamente no. Lo utilizzerete sul divano? Quasi sicuramente no. Perchè? Perchè il peso e gli ingombri sono fastidiosi e difficilmente potrete sopportarli per un tempo non breve. Inoltre, se avete acquistato un convertibile economico l'esperienza come tablet sarà traumatica, mentre se avete acquistato un bel convertibile, forse il vostro budget vi ha già permesso l'acquisto di un tablet, che utilizzerete infinitamente più volentieri appena potrete metterci sopra le mani, facendo prendere polvere al vostro nuovo acquisto. E poi, davvero volete andarvene in giro con un tablet così grosso e brutto? Un pò di discrezione estetica, in molte delle situazioni in cui avete in mente di utilizzarlo, davvero non guasta...

Quindi, se il vostro lavoro prevede una frequente alternanza di utilizzo di PC e tablet senza poterli avere con se entrambi, potreste appartenere a una delle poche categorie che possono trarne beneficio (ad esempio chi si trova frequentemente a fare piccole demo o presentazioni). E questo lo scoprite facilmente: se non avete dubbi sull'utilità di questo oggetto, vuol dire che fa per voi, ma se avete qualche dubbio, lasciate perdere, perchè per la maggior parte del tempo non avrete bisogno di un compromesso, ma del dispositivo più adatto a quello che intendete fare. Magari nell'immediato avete in mente una situazione in cui può esservi utile, ma per il resto dell'anno avrete semplicemente un aggeggio in più cui dover fare manutenzione, col quale eventualmente sincronizzare i dati e che vi ricorderà che potevate spendere meglio i vostri soldi.

Cosa ho deciso io? Ho acquistato un ultrabook del quale sono stra-soddisfatto e, per il viaggio in questione, ho fatto lo sforzo di portarmi dietro anche il tablet. Naturalmente, tranne i trasferimenti principali, non ho poi portato con me i due oggetti contemporaneamente. Ho usato proficuamente entrambi - senza alcun compromesso - e non mi sono pentito. Al ritorno, il tablet ha ovviamente continuato la sua gloriosa carriera e l'ultrabook è diventato un insostituibile complemento del mio portatile principale, più cicciottello. Lo utilizzo in molti spostamenti e, a casa, è diventato la mia prima scelta. Se non fosse per particolari esigenze del mio lavoro, ultrabook da almeno 13" sarebbe adatto anche come unico PC.

domenica 5 gennaio 2014

La gestione off-line delle foto su tablet e smartphone

Ormai ci siamo tutti più o meno scontrati con i limiti della "nuvola", anche se continuo a incontrare persone che non capiscono che problemi io possa avere (salvo copiare anche loro i file su chiavetta, o stamparli, alla prima occasione...). Relativamente alle foto, il mio problema consiste nel disporre di alcuni dei miei album sui vari dispositivi anche in mancanza di connessione, evento che nel mio caso accade di frequente, considerato che visualizzo le foto prevalentemente fuori casa. Anche disponendo della connessione, tuttavia, trovo la fruizione delle foto on-line troppo lenta, quindi vorrei combinare i vantaggi della gestione cloud con la velocità e la disponibilità di una sincronizzazione locale. Ogni dispositivo dispone di un suo sistema per la sincronizzazione delle foto, naturalmente, però io vorrei evitare di impostare sistemi diversi per ogni dispositivo e di dovermi ricordare di aprire programmi diversi per ogni sincronizzazione.

Una possibilità, per sfruttare ciò di cui già si dispone, è quella di utilizzare un programma di sincronizzazione dei file. Chi utilizza il tablet anche per lavoro avrà probabilmente già in uso un programma come Google Drive, SkyDrive, DropBox, SugarSync o quant'altro. Ho cominciato, quindi, ad analizzare le possibilità di ciascuno di essi.

DropBox e Google Drive: la disponibilità off-line può essere specificata solo per singolo file, quindi è del tutto inadatta a interi album.
SkyDrive: la disponibilità off-line è riservata a chi può utilizzare SkyDrive Pro (determinate sottoscrizioni aziendali) e comunque con gli stessi limiti di DropBox e Google Drive.
SugarSync: questo è il programma che già utilizzo per la sincronizzazione di alcuni file di lavoro. La sincronizzazione delle foto sul dispositivo è non solo possibile ma anche relativamente ben gestita, seppure non in modo specifico. Tuttavia, manca un client decente per Windows Phone. A breve, inoltre, il servizio sarà a pagamento e, per chi volesse utilizzarlo solo per le foto, questo potrebbe costituire un ostacolo.
Box e IDriveSync: queste sono due tra le altre soluzioni più promettenti che ho sperimentato, ma con la delusione che la gestione off-line è pura pubblicità. O non è reale o è praticamente inutilizzabile. Molti dei programmi che promettono una disponibilità off-line addirittura nemmeno si avviano appena mettete il dispositivo in modalità aereo!

Il risultato della ricerca, dunque, è stato che l'utilizzo di un programma generico di sincronizzazione file è fortemente deludente, con l'unica eccezione di SugarSync, il quale ha comunque dei limiti e non è disponibile per Windows Phone.

In una seconda fase ho quindi valutato la possibilità di utilizzare un servizio specifico per i contenuti multimediali e, dal momento che ho già individuato in Picasa un ottimo strumento per la gestione delle mie foto, ho pensato: "perché cercare servizi alternativi e duplicati quando ho già a disposizione un servizio cloud eccellente?". Ho valutato quindi i client di Picasa, trovando in Web Albums HD una eccellente App per iPad, con pieno supporto delle cache locali e un'ottima gestione degli album. Se gestite i vostri album con Picasa, automaticamente avete tutto disponibile su Web Albums HD.
Sfortunatamente non ho ancora trovato un client Picasa decente per Windows Phone ma al momento ho semplicemente deciso di pazientare. Trattandosi di Picasa, sono certo che l'arrivo di una App analoga a quelle disponibili su iOS sia solo questione di tempo.

In conclusione, Windows Phone sembra per ora fuori dai giochi. Per quanto riguarda iOS, Sugarsync sembra la soluzione migliore per una gestione unica off-line di tutti i file, mentre l'App Web Albums HD ha la mia preferenza come migliore soluzione specifica relativamente a foto e video.